Avansurile salariale: cum se înregistrează și se rețin
Avansul salarial (chenzina) este o plată parțială, în cursul lunii, din salariul net al acelei luni. Contabil, se înregistrează ca o creanță asupra angajatului, în contul 425 „Avansuri acordate personalului”. La sfârșitul lunii se reține din salariul datorat. Fiscal, avansul nu se impozitează separat: impozitul și contribuțiile se calculează pe venitul total al lunii, la plata lichidării.
Înregistrarea contabilă
Conform OMFP 1802/2014, contul 425 e un cont de activ:
- în debit se înregistrează avansurile plătite personalului, în corespondență cu 5121 (bancă) sau 5311 (casă);
- în credit se înregistrează sumele reținute pe statele de salarii, reprezentând avansurile acordate, în corespondență cu 421.
Contul 421 „Personal – salarii datorate” preia în debit, printre alte rețineri, avansurile acordate personalului (421 = 425). Soldul debitor al contului 425 la sfârșit de lună arată un avans încă nereținut, de regulă o eroare de închidere.
OMFP 2634/2015 (anexa 2, statul de salarii) cere ca plățile din cursul lunii, cum sunt avansul chenzinal și lichidarea, să fie incluse în statul de salarii, ca acesta să cuprindă întreaga sumă a salariilor și toate reținerile.
Impozitul: o singură dată, la ultima plată
Codul fiscal art. 78 stabilește impozitul pe salarii ca impozit lunar, reținut la sursă. Normele metodologice (HG 1/2016), la aplicarea art. 80, precizează că impozitul se calculează și se reține la data ultimei plăți a veniturilor din salarii aferente fiecărei luni, fie că salariul se plătește o dată pe lună, fie ca avans și lichidare. Plățile intermediare de altă natură, cum sunt premiile, au regim diferit: impozitul se reține la fiecare plată.
Impozitul reținut se plătește până la data de 25 inclusiv a lunii următoare celei pentru care se plătesc veniturile (art. 80 alin. (1)). Unii plătitori mici îl plătesc trimestrial (art. 80 alin. (2)).
Exemplu
Salariat cu salariu brut de 10.000 lei. Pentru simplitate, fără deducere personală. Avans de 2.000 lei plătit prin bancă pe 15 ale lunii.
- La plata avansului: 425 = 5121, 2.000 lei. Nu se calculează impozit sau contribuții.
- La sfârșitul lunii (statul de salarii): - 641 = 421: 10.000 lei (brut); - 421 = 4315: 2.500 lei (CAS 25%, Codul fiscal art. 138); - 421 = 4316: 1.000 lei (CASS 10%, art. 156); - 421 = 444: 650 lei (impozit 10% × (10.000 − 2.500 − 1.000)); - 421 = 425: 2.000 lei (reținerea avansului).
- La lichidare: 421 = 5121, 3.850 lei (net 5.850 − avans 2.000).
Contul 425 se închide. Contul 421 rămâne fără sold.
Avansul plătit în numerar
Dacă avansul se plătește din casierie, Legea 70/2015, art. 5 lit. d), scoate din plafoanele de numerar retragerea de numerar din bancă pentru plata salariilor și a altor drepturi de personal. Plata se documentează tot pe statul de salarii sau pe un stat de avans, semnat de angajat.
Greșeli frecvente
- Avansul se înregistrează direct pe 421, fără 425. Atunci nu se mai vede ce s-a plătit în avans și ce se datorează la lichidare.
- Se calculează impozit pe avans, ca și cum ar fi un venit separat, apoi încă o dată pe salariul întreg.
- Avansul dat unui salariat care pleacă înainte de lichidare se uită în 425 și rămâne sold nerecuperat.
De reținut
- Avansul salarial: 425 = 512/531 la plată, apoi 421 = 425 la întocmirea statului (OMFP 1802/2014).
- Impozitul se calculează la ultima plată a lunii, pe venitul total, nu pe avans (HG 1/2016, la art. 80 din Codul fiscal).
- Avansul și lichidarea apar în statul de salarii (OMFP 2634/2015).