Casa de marcat: când e obligatorie și ce documente cere punerea în funcțiune
Regula de bază are o singură condiție: încasarea în numerar sau cu cardul de la persoane fizice. Nu contează obiectul de activitate, nu contează cifra de afaceri, nu contează dacă emiți și factură. Contează cum încasezi și de la cine.
Cine are obligația
Obligația de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale revine operatorilor economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin card, contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul sau a serviciilor prestate direct către populație.
Două lucruri de reținut din formulare:
Plata cu cardul intră. Confuzia cea mai frecventă e că doar numerarul ar obliga la casă de marcat. Nu e așa — încasarea prin POS de la o persoană fizică generează aceeași obligație.
Contează cine plătește, nu ce vinzi. Un cabinet de arhitectură care încasează de la persoane fizice în numerar are nevoie de casă de marcat, deși activitatea nu e comerț cu amănuntul. Aceeași firmă, dacă încasează exclusiv prin transfer bancar de la persoane juridice, nu are.
Obligația s-a extins și asupra automatelor comerciale care funcționează pe bază de plăți cu cardul sau cu acceptatoare de bancnote ori monede.
Ce trebuie pentru punerea în funcțiune
Aparatul nu se poate folosi imediat după cumpărare. Trece prin fiscalizare, adică prin atribuirea unui număr unic de identificare de către ANAF.
Pașii, în ordine:
- Depunerea formularului C801 în SPV, pentru obținerea numărului de ordine din Registrul de evidență a aparatelor de marcat electronice fiscale.
- Fiscalizarea propriu-zisă, făcută de un distribuitor autorizat sau de o unitate acreditată din rețeaua lui.
- Sigilarea memoriei fiscale, cu proces-verbal.
Documentele care însoțesc cererea: copia facturii și a documentului de plată care atestă achiziționarea aparatului — sau copia contractului de vânzare-cumpărare cu plata în rate, ori a contractului de leasing financiar cu clauză expresă privind transferul dreptului de proprietate la expirare; copia procesului-verbal de sigilare a memoriei fiscale; declarația pe propria răspundere privind adresa locului unde va fi instalat aparatul sau, după caz, declarația privind desfășurarea activității în regim ambulant ori în regim de taxi.
OUG nr. 28/1999 privind obligația operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, republicată.
HG nr. 479/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a OUG nr. 28/1999, cu modificările ulterioare.
Art. 10^2 alin. (8) și (9) din HG nr. 479/2003, astfel cum a fost completată prin HG nr. 804/2017: distribuitorii autorizați sau unitățile acreditate au obligația să anexeze la cartea de intervenții o copie a contractului de service pentru aparatul în cauză, pentru perioada de garanție sau de postgaranție.
Contractul de service
Nu e opțional. Legea prevede expres obligația de a exista contract de service, iar copia lui se anexează la cartea de intervenții. La un control, lipsa contractului e o neregulă distinctă de funcționarea aparatului.
Fondul de rulaj
Suma ținută în sertar pentru a da rest nu e încasare și nu se înregistrează ca atare. Se introduce în casa de marcat la deschiderea zilei și se scoate înainte de emiterea raportului Z. Confuzia dintre fondul de rulaj și încasările zilei denaturează atât raportul fiscal, cât și registrul de casă.
Ce se întâmplă când aparatul se defectează
Obligația de a documenta operațiunile nu dispare odată cu aparatul. În cazul defectării, până la repunerea în funcțiune, operatorii economici sunt obligați să înregistreze într-un registru special toate operațiunile efectuate și să emită chitanțe pentru sumele încasate.
Registrul special și chitanțierul trebuie să existe înainte de defecțiune, nu să fie procurate după. E genul de lucru care se descoperă abia în ziua în care aparatul nu mai pornește.
De reținut
Casa de marcat nu înlocuiește factura și nu e înlocuită de ea. Dacă un client persoană fizică cere factură, ea se emite — dar încasarea în numerar se bate și în casă. Cele două documente coexistă, iar bonul se anexează facturii.