Casarea stocurilor expirate: documentele care fac cheltuiala deductibilă
Mărfurile expirate, degradate sau devenite nevandabile se scot din gestiune prin casare. Dar deductibilitatea cheltuielii și păstrarea dreptului de deducere a TVA depind de documente, nu de realitatea faptului.
O casare făcută corect în teren și documentată prost costă exact cât valoarea stocului, plus TVA.
Regula fiscală de bază
Bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate, neimputabile, sunt cheltuieli nedeductibile — art. 25 alin. 4 lit. c) din Codul fiscal.
Excepțiile, în care cheltuiala rămâne deductibilă:
- bunurile degradate calitativ, dacă se face dovada distrugerii;
- stocurile cu termen de valabilitate expirat, în condițiile legii;
- bunurile distruse ca urmare a unor calamități naturale sau a altor cauze de forță majoră;
- bunurile pentru care s-au încheiat contracte de asigurare;
- perisabilitățile, în limitele stabilite de lege.
Deci stocul expirat se poate casa cu cheltuială deductibilă — dacă se probează.
TVA: se ajustează sau nu
Art. 304 și 305 din Codul fiscal cer ajustarea TVA deduse pentru bunurile care nu mai sunt utilizate în operațiuni taxabile.
Nu se ajustează TVA pentru bunurile distruse, pierdute sau furate, în condițiile în care aceste situații sunt demonstrate sau confirmate în mod corespunzător — art. 304 alin. 2 lit. b) și art. 305 alin. 4 lit. d).
Aceeași logică: distrugerea probată păstrează dreptul de deducere. Distrugerea nedovedită îl anulează.
Se ajustează, în schimb, TVA pentru bunurile lipsă din gestiune fără justificare.
Documentele necesare
Lanțul complet, în ordinea în care se produce:
1. Constatarea. Proces-verbal de constatare a deprecierii sau expirării, întocmit de o comisie desemnată prin decizie, cu descrierea bunurilor, cantitățile, cauza, data expirării.
2. Decizia de casare, emisă de administrator, în baza procesului-verbal.
3. Procesul-verbal de casare, semnat de comisie, cu identificarea exactă a bunurilor scoase din gestiune — denumire, cod, cantitate, valoare unitară, valoare totală.
4. Dovada distrugerii efective. Aici se pierd cele mai multe dosare.
Dovada distrugerii, în trei variante
Predarea către un operator autorizat de gestionare a deșeurilor — cu contract, aviz de însoțire, formular de încărcare-descărcare deșeuri și factura sau confirmarea scrisă a operatorului privind preluarea și distrugerea.
E varianta cea mai solidă și, pentru multe categorii de produse, singura legală.
Distrugerea în regie proprie — proces-verbal de distrugere, cu data, locul, metoda, persoanele prezente. Se completează cu fotografii sau înregistrări video, datate.
Predarea către un incinerator autorizat, cu documentele emise de acesta.
Pentru produsele alimentare, medicamente și substanțe periculoase, legislația sanitară și de mediu impune circuite specifice. Distrugerea în regie proprie nu e permisă.
Ce cere ANAF în plus
Notificarea prealabilă, în anumite situații. Pentru bunurile a căror distrugere e supusă unor reglementări speciale, organul fiscal poate cere să fie anunțat înainte, pentru a putea asista.
Practica variază; o notificare transmisă înainte nu costă nimic și elimină o discuție.
Evidența cantitativă care să lege stocul casat de intrările anterioare — factura de achiziție, recepția, fișa de magazie.
Justificarea economică — de ce s-a ajuns la expirare. O casare masivă, repetată an de an, atrage întrebări despre managementul stocurilor.
Perisabilitățile, altă categorie
Nu se confundă cu casarea.
Perisabilitățile sunt scăzămintele care se produc în mod normal la manipulare, depozitare și transport, în limite stabilite prin HG nr. 831/2004.
Se deduc în limitele legale, fără procedura de casare, pe baza constatării la inventariere. Peste limite, devin nedeductibile.
Înregistrarea în contabilitate
Scoaterea din gestiune se face pe baza procesului-verbal de casare, prin descărcarea gestiunii și recunoașterea cheltuielii, conform OMFP nr. 1802/2014.
Dacă bunurile aveau constituită ajustare pentru depreciere, aceasta se reia la venituri concomitent.
Contul analitic distinct pentru casări face urmărirea simplă la închidere, când se separă partea deductibilă de cea nedeductibilă.
Ce verifică un contabil înainte de a accepta o casare
Termenul de valabilitate — trecut, dovedit cu documentul produsului.
Cine a constatat — comisie desemnată, nu o singură persoană.
Dovada distrugerii — există? E emisă de un terț?
Corelarea cantităților — ce s-a casat corespunde cu ce era în stoc.
Regimul special, dacă produsele intră sub reglementări sanitare sau de mediu.
Ajustarea TVA — necesară sau nu, în funcție de calitatea probei.
Temeiul legal
- Codul fiscal, art. 25 alin. 4 lit. c) — bunurile lipsă sau degradate, neimputabile, și excepțiile;
- art. 304 alin. 2 lit. b) și art. 305 alin. 4 lit. d) — neajustarea TVA pentru bunurile distruse, dovedite corespunzător;
- HG nr. 831/2004 privind limitele de perisabilitate;
- OMFP nr. 2861/2009 — inventarierea și constatarea deprecierilor;
- OMFP nr. 1802/2014 — înregistrarea scoaterii din gestiune;
- OUG nr. 92/2021 privind regimul deșeurilor, pentru predarea către operatori autorizați.
De reținut
Ce face diferența între o cheltuială deductibilă și una nedeductibilă nu e faptul distrugerii, ci dovada ei — de preferință emisă de un terț autorizat.
Iar aceeași dovadă păstrează și dreptul de deducere a TVA. Un proces-verbal intern, fără confirmare externă, riscă să nu fie suficient pentru niciunul dintre cele două.