Ai preluat o firmă de la alt contabil: ce verifici înainte să semnezi
Preiei o firmă cu istoric. Contabilul anterior răspunde pentru perioada lui — nu preiei tu răspunderea pentru munca lui. Dar construiești pe soldurile lui de deschidere, iar dacă baza e strâmbă, tot ce înregistrezi tu mai departe pornește strâmb — și aia e deja perioada ta. Ăsta e motivul să verifici înainte de a prelua, nu după. Ai o balanță, câteva fișiere, poate un registru, dar n-ai văzut cum s-a ajuns la solduri. Întrebarea care te ține treaz nu e „e totul corect" — n-ai cum să știi asta din prima. E: ce verifici întâi, cât poți verifica din ce ai primit, și ce rămâne fără confirmare.
Ce se întâmplă azi, fără un control structurat
Deschizi balanța de deschidere și te uiți dacă se echilibrează. Compari, pe cât ai timp, soldurile mari cu ce știi despre firmă. Ceri fișiere, aștepți, mai ceri o dată. Ține de tine ce ai apucat să verifici și ce nu — iar peste trei luni, la prima problemă, tot tu ești cel care răspunde, indiferent dacă divergența venea din perioada dinainte.
Temeiul legal
Nu există o normă care să enumere „ce verifici la preluare". Două lucruri contează:
Balanța de verificare (Legea contabilității nr. 82/1991, art. 22; OMFP 1802/2014). Contabilitatea în partidă dublă se ține până la balanța de verificare, care trebuie să fie echilibrată (total debit = total credit). O balanță de deschidere dezechilibrată înseamnă că toată contabilitatea preluată pornește greșit.
Răspunderea — Legea nr. 82/1991, art. 10 alin. (4): „În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale." Din momentul preluării, răspunderea pentru conducerea contabilității e a ta — de aceea verifici înainte de a prelua, nu după.
Procedura manuală
- Ceri balanța de deschidere la data preluării și verifici că se echilibrează (total debit = total credit). Dacă nu, nimic din ce urmează nu stă în picioare.
- Ceri defalcarea soldurilor pe parteneri (4111 clienți, 401 furnizori) și verifici că suma pe parteneri egalează soldul sintetic din balanță. O diferență înseamnă un partener omis sau un sold trecut greșit.
- Ceri istoricul declarațiilor depuse și îl confrunți cu soldurile fiscale de deschidere: un sold pe un cont de datorie fiscală (TVA de plată, impozit) ar trebui să aibă în spate o declarație. Un sold fără declarația care-l explică e de lămurit — nu neapărat o greșeală, dar de verificat.
- La PFA (partidă simplă) nu există balanță: ceri registrul de încasări-plăți și verifici că soldul implicit (Σ încasări − Σ plăți) e ne-negativ și că operațiunile au categorie fiscală.
- Ceri, în scris, ce nu apare în balanță: situația asociaților și a cotelor, mijloacele fixe și amortizarea, salariații și contractele, vectorul fiscal. Nu se deduc din solduri — le confirmi din documente separate.
- Datezi verificarea și păstrezi ce ai primit și ce lipsește. La un control răspunzi pentru perioada ta; granița dintre ce ai preluat și ce ai făcut trebuie să fie clară.
Un exemplu
SC Exemplu SRL, preluată la 1 ianuarie 2026:
- Balanța de deschidere se echilibrează: total debit = total credit = 1.500.000 lei.
- Contul 4111 „Clienți" are în balanță un sold de 300.000 lei.
- Defalcarea pe parteneri, primită de la contabilul anterior, însumează doar 280.000 lei.
Diferența de 20.000 lei nu e o eroare a balanței — balanța e echilibrată, deci verificarea „de suprafață" ar fi trecut. Înseamnă că defalcarea pe clienți e incompletă: un client a rămas în afara listei sau un sold a fost trecut greșit. Dacă preiei firma așa, prima încasare de la acel client nu are pe ce sold să se așeze. O lămurești cu contabilul anterior înainte de preluare, nu după prima lună.
Manual față de iConta.eu
| Fără iConta.eu | Cu iConta.eu |
|---|---|
| Verifici la mână echilibrul balanței, defalcarea pe parteneri și soldurile fiscale, din fișiere separate | Rulezi un audit de preluare care verifică automat echilibrul, defalcarea pe parteneri și istoricul fiscal |
| Ții tu minte ce n-ai apucat să verifici | Raportul îți spune explicit ce a rămas neverificat — gri, nu tăcut |
| Refaci verificarea de câte ori mai primești un document | Reiei auditul: ce era gri devine verde sau roșu, într-un raport datat |
Ce face iConta.eu
La preluare, iConta.eu rulează un audit al pachetului preluat și grupează totul în trei: verde (coerent), roșu (divergent), gri (nu se poate verifica — lipsește documentul). Verifică echilibrul balanței de deschidere, defalcarea pe parteneri față de sintetic și soldurile fiscale față de istoricul declarațiilor; la PFA, coerența registrului de încasări-plăți. Fiecare constatare vine cu temeiul ei și cu ce ai de făcut.
Partea cea mai valoroasă e ce NU verifică — și o spune. Raportul listează explicit ce rămâne neverificat în această versiune: asociați și cote, mijloace fixe, salariați, vectorul fiscal față de documente. Nu le deduce din balanță și nu se preface că le-a acoperit — le marchează gri, ca să le confirmi tu din documente separate. Un instrument care își recunoaște limitele e crezut și acolo unde spune verde.
Și o limită de principiu, spusă direct: auditul verifică coerența internă a pachetului preluat, nu corectitudinea muncii contabilului anterior. Îți arată unde nu se leagă cifrele între ele; ce înseamnă asta rămâne judecata ta.
Balanța, declarațiile și registrele le generezi și le validezi mai departe pe validatorul oficial ANAF (DUK), iar depunerea o faci din SPV.
Deschide-ți cont pe iConta.eu și rulează auditul de preluare înainte să semnezi pentru o firmă pe care n-ai construit-o.