Ce verifici înainte să preiei o firmă de la alt contabil?
Contabilul anterior răspunde pentru perioada lui. Dar tu construiești pe soldurile lui de deschidere, iar dacă baza e strâmbă, tot ce înregistrezi mai departe pornește strâmb — și aia e deja perioada ta. De aceea verificarea se face înainte de preluare, nu după prima lună. Întrebarea nu e „e totul corect" — n-ai cum să știi asta din prima. E: ce poți verifica din ce ai primit, și ce rămâne fără confirmare.
Temeiul legal
Nu există o normă care să enumere ce se verifică la preluare. Două lucruri contează:
Balanța de verificare — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 22, și OMFP 1802/2014. Contabilitatea în partidă dublă se ține până la balanța de verificare, care trebuie să fie echilibrată: total debit egal cu total credit. O balanță de deschidere dezechilibrată înseamnă că tot ce urmează pornește greșit.
Răspunderea — Legea nr. 82/1991, art. 10 alin. (4): „În cazul în care contabilitatea este condusă pe bază de contracte de prestări de servicii în domeniul contabilității, încheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, răspunderea pentru conducerea contabilității revine acestora, potrivit legii și prevederilor contractuale."
Din momentul preluării, răspunderea pentru conducerea contabilității e a ta.
Procedura de verificare
- Ceri balanța de deschidere la data preluării și verifici că se echilibrează. Dacă nu, nimic din ce urmează nu stă în picioare — se lămurește înainte de orice altceva.
- Ceri defalcarea soldurilor pe parteneri — clienți și furnizori — și verifici că suma pe parteneri egalează soldul sintetic din balanță. O diferență înseamnă un partener omis sau un sold trecut greșit.
- Ceri istoricul declarațiilor depuse și îl confrunți cu soldurile fiscale de deschidere. Un sold pe un cont de datorie fiscală ar trebui să aibă în spate o declarație. Un sold fără declarația care-l explică e de lămurit — nu neapărat o greșeală, dar de verificat.
- La PFA în partidă simplă nu există balanță: ceri registrul de încasări-plăți și verifici că soldul implicit e ne-negativ și că operațiunile au categorie fiscală atribuită.
- Ceri în scris ce nu apare în balanță: situația asociaților și a cotelor, mijloacele fixe și amortizarea, salariații și contractele, vectorul fiscal. Nu se deduc din solduri; se confirmă din documente separate.
- Datezi verificarea și păstrezi ce ai primit și ce lipsește. La un control răspunzi pentru perioada ta — granița dintre ce ai preluat și ce ai făcut trebuie să fie clară din documente, nu din memorie.
Un exemplu
SC Exemplu SRL, preluată la 1 ianuarie 2026:
- Balanța de deschidere se echilibrează: total debit = total credit = 1.500.000 lei
- Contul 4111 „Clienți" are în balanță un sold de 300.000 lei
- Defalcarea pe parteneri, primită de la contabilul anterior, însumează doar 280.000 lei
Diferența de 20.000 lei nu e o eroare a balanței. Balanța e echilibrată — o verificare „de suprafață" ar fi trecut fără să observe nimic.
Înseamnă că defalcarea pe clienți e incompletă: un client a rămas în afara listei sau un sold a fost trecut greșit. Dacă preiei firma așa, prima încasare de la acel client nu are pe ce sold să se așeze, iar diferența va apărea în perioada ta.
Se lămurește cu contabilul anterior înainte de preluare. După ce ai semnat, e problema ta.
Ce se greșește în practică
- Se verifică doar echilibrul balanței. O balanță echilibrată poate ascunde o defalcare pe parteneri incompletă. Echilibrul e condiția minimă, nu dovada.
- Se presupune ce nu apare în balanță. Mijloacele fixe, salariații, cotele asociaților, vectorul fiscal — nu se deduc din solduri. Se cer separat, în scris.
- Se verifică după preluare. Din momentul semnării, răspunderea pentru conducerea contabilității e a ta. Ce descoperi după e mai greu de corectat și mai greu de atribuit.
- Nu se documentează ce lipsește. La un control, granița dintre perioade se demonstrează cu documente datate, nu cu explicații.
Ce face iConta.eu
La preluare rulează un audit al pachetului preluat, care grupează constatările în trei stări:
Se verifică echilibrul balanței de deschidere, defalcarea pe parteneri față de soldul sintetic și soldurile fiscale față de istoricul declarațiilor. La PFA, coerența registrului de încasări-plăți. Fiecare constatare vine cu temeiul ei.
Partea cea mai valoroasă e ce nu verifică — și o spune. Raportul listează explicit ce rămâne neacoperit: asociați și cote, mijloace fixe, salariați, vectorul fiscal față de documente. Nu le deduce din balanță și nu se preface că le-a acoperit — le marchează gri, ca să le confirmi tu din documente separate.
Un instrument care își recunoaște limitele e crezut și acolo unde spune verde.
Și o limită de principiu: auditul verifică coerența internă a pachetului preluat, nu corectitudinea muncii contabilului anterior. Îți arată unde nu se leagă cifrele între ele; ce înseamnă asta rămâne judecata ta.
Vezi și: decontul de TVA și termenul de depunere a D101, pentru primele obligații după preluare.