Certificatul de rezidență fiscală al furnizorului străin: când trebuie prezentat și în ce formă e valabil

Fără certificat de rezidență fiscală valabil la data plății, firma românească nu poate aplica cota redusă sau scutirea dintr-o convenție de evitare a dublei impuneri ori din legislația UE. Se aplică cota internă din Titlul VI al Codului fiscal. Regula e la Codul fiscal art. 230 alin. (2), iar detaliile de formă sunt în HG 1/2016, normele la Titlul VI, pct. 19.

Momentul prezentării

Art. 230 alin. (2) obligă nerezidentul să prezinte plătitorului de venit certificatul de rezidență fiscală „în momentul plății venitului”. Dacă se invocă legislația UE, de exemplu scutirea pentru dividende sau pentru dobânzi și redevențe între societăți asociate, se adaugă, după caz, o declarație pe propria răspundere privind îndeplinirea condiției de beneficiar.

Dacă documentele nu sunt prezentate la plată, se aplică Titlul VI, deci reținere la cota internă. Când certificatul vine ulterior, se aplică convenția și se face regularizarea în termenul de prescripție. În acest caz, certificatul trebuie să ateste rezidența pentru toată perioada în care s-au realizat veniturile din România.

Forma acceptată

Potrivit art. 230 alin. (2) și pct. 19 alin. (2) din norme:

• certificatul se prezintă în original sau în copie legalizată, însoțit de traducere autorizată în limba română;
• dacă autoritatea străină emite certificatul în format electronic sau online, acesta este considerat originalul;
• în locul certificatului emis de autoritatea fiscală se acceptă și un document emis de o altă autoritate care, potrivit legii acelui stat, certifică rezidența (pct. 19 alin. (1)).

Conținutul e cel stabilit de statul emitent. Documentul trebuie să cuprindă, în principal, datele de identificare ale nerezidentului și ale autorității emitente: nume sau denumire, adresă, cod de identificare fiscală, mențiunea că persoana este rezident fiscal în statul emitent și data emiterii (pct. 19 alin. (9)). Certificatul trebuie să ateste rezidența în anul sau perioada obținerii veniturilor (pct. 19 alin. (7)).

Cât timp e valabil

Art. 230 alin. (2), ultima teză: certificatul prezentat în cursul anului pentru care se fac plățile este valabil și în primele 60 de zile calendaristice din anul următor, cu excepția cazului în care se schimbă condițiile de rezidență.

Exemplu: un prestator din Germania prezintă certificatul pe 2026 în martie 2026. Pentru o factură plătită pe 20 februarie 2027, certificatul acoperă plata, pentru că se încadrează în primele 60 de zile. Pentru o plată din aprilie 2027 este nevoie de un certificat nou.

Firma cu mai multe puncte de lucru

Dacă nerezidentul trimite un singur original, iar plățile se fac din mai multe subunități, cel care a primit originalul trimite fiecărei subunități o copie legalizată cu traducere autorizată. Pe copie semnează cu mențiunea că deține originalul (pct. 19 alin. (3)).

Pași practici

1. Cere certificatul înainte de prima plată din an. Fără el, reține la cota internă.
2. Verifică anul atestat, datele de identificare și traducerea autorizată.
3. Păstrează originalul sau copia legalizată la dosarul contractului. Plătitorul răspunde pentru primirea la termen a certificatului și pentru aplicarea corectă a convenției (pct. 19 alin. (8)).
4. În ianuarie–februarie urmărește pragul de 60 de zile și solicită certificatul pentru noul an.

De reținut

• Certificatul se prezintă la data plății (art. 230 alin. (2)).
• Se acceptă originalul sau copia legalizată, cu traducere autorizată. Certificatul electronic emis de autoritatea străină este original.
• Certificatul acoperă anul pentru care s-a prezentat și primele 60 de zile din anul următor.
• Fără certificat se aplică cota din Titlul VI, iar regularizarea se poate face ulterior, în termenul de prescripție.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții