Ce cheltuieli poți trece pe firmă: lista practică pentru un SRL
Regula de pornire e una singură, la art. 25 alin. 1 din Codul fiscal: sunt deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice.
Restul articolului enumeră excepțiile — ce se deduce limitat și ce nu se deduce deloc.
Iar la microîntreprinderi discuția nu se pune: baza e venitul, cheltuielile nu intră în calculul impozitului de 1%. Tot ce urmează privește firmele pe impozit pe profit.
Deductibile integral
Cheltuielile obișnuite ale activității, dacă au document justificativ și legătură cu obiectul de activitate:
- materii prime, materiale, mărfuri achiziționate pentru activitate;
- salariile și contribuțiile aferente;
- chiria pentru sediu, birou, spațiu de producție;
- utilitățile — curent, gaz, apă, salubritate;
- serviciile — contabilitate, juridic, IT, marketing, consultanță, cu contract și situație de lucrări;
- amortizarea mijloacelor fixe;
- comisioanele bancare și dobânzile la creditele pentru activitate, în limitele art. 40²;
- asigurările pentru bunurile firmei;
- cheltuielile de transport și cazare în deplasări de serviciu;
- pregătirea profesională a salariaților;
- reclama și publicitatea, pe bază de contract scris;
- pierderile tehnologice, în limitele proprii de consum.
Deductibile parțial
Protocol: 2%, aplicat asupra profitului contabil la care se adaugă impozitul pe profit și cheltuielile de protocol. Pe pierdere, plafonul e zero.
Cheltuieli sociale: 5% din valoarea cheltuielilor cu salariile personalului. Aici intră ajutoarele de naștere și deces, cadourile pentru copiii salariaților, tichetele culturale, serviciile de sănătate, contribuțiile la creșe și grădinițe.
Autoturisme: 50% din cheltuielile cu vehiculele care nu sunt folosite exclusiv pentru activitate — combustibil, întreținere, reparații, piese. Limita nu atinge amortizarea, care are propriul regim.
Excepțiile de la limita de 50%, unde deducerea rămâne integrală: vehiculele de intervenție, de pază și protecție, curierat, taxi, transport de persoane, închiriere, școli de șoferi, agenți de vânzări și de achiziții.
Provizioane și ajustări pentru depreciere, doar din lista închisă a art. 26 și în limitele de acolo.
Rezerva legală: 5% din profitul contabil brut, până la o cincime din capitalul social.
Nedeductibile, indiferent de justificare
- impozitul pe profit însuși;
- dobânzile, penalitățile și amenzile către autoritățile române și străine;
- cheltuielile în favoarea asociaților care depășesc limitele contractuale, ori nu au contraprestație;
- cheltuielile fără document justificativ;
- bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate, neimputabile și neasigurate;
- TVA aferentă bunurilor acordate salariaților ca avantaje în natură nedeclarate;
- cheltuielile de sponsorizare — au regim propriu, de credit fiscal, nu de deducere;
- serviciile de management și consultanță fără contract și fără dovada prestării efective.
Ultimul punct produce cele mai multe ajustări la control. Factura singură nu dovedește nimic; se cer contractul, rapoartele, situațiile de lucrări.
Distincția care se ratează cel mai des
Deductibilitatea la impozitul pe profit și deductibilitatea TVA sunt reguli separate.
O cheltuială poate fi 50% deductibilă la profit și să aibă propriul regim de TVA. Se verifică fiecare regulă în parte, nu se presupune că merg împreună.
Trei întrebări de pus la orice cheltuială îndoielnică
Are legătură cu activitatea? Nu cu asociatul, nu cu familia — cu obiectul de activitate al firmei.
Există document? Factură, contract, bon, cu datele complete.
Se poate proba prestarea? La servicii, e întrebarea decisivă.
Dacă răspunsul e da la toate trei, cheltuiala trece. Dacă lipsește unul, discuția la control e pierdută înainte să înceapă.
Temeiul legal
- Codul fiscal, art. 25 alin. 1 — regula generală a deductibilității;
- art. 25 alin. 3 — cheltuielile cu deductibilitate limitată: protocol lit. a), sociale lit. b), auto lit. l);
- art. 25 alin. 4 — cheltuielile nedeductibile;
- art. 26 — provizioane, ajustări și rezerve;
- art. 28 — amortizarea fiscală;
- art. 40² — costurile excedentare ale îndatorării.
De reținut
Lista nedeductibilelor e închisă, iar regula generală e permisivă: ce e făcut pentru activitate se deduce, dacă e documentat.
Problema practică nu e ce spune legea, ci ce se poate proba. Iar la servicii — management, consultanță, marketing — proba nu e factura, ci ce s-a livrat efectiv.