Cheltuieli de protocol: plafonul de 2% nu se aplică la ce crezi
Greșeala cea mai frecventă la protocol nu e depășirea plafonului, ci baza pe care se calculează.
Procentul de 2% nu se aplică asupra cifrei de afaceri și nici asupra cheltuielilor de protocol. Se aplică asupra unei baze construite special, prevăzută la art. 25 alin. 3 lit. a) din Codul fiscal:
Plafon deductibil = 2% × (profit contabil + cheltuiala cu impozitul pe profit + cheltuielile de protocol)
Cu alte cuvinte, se pornește de la profitul contabil și se adaugă înapoi două elemente: impozitul pe profit și protocolul însuși. Abia la acest „profit înainte" se aplică cei 2%.
De ce se adaugă protocolul înapoi
Pare circular, dar are logică: dacă protocolul ar rămâne scăzut din profit, o cheltuială mai mare ar micșora baza, care ar micșora plafonul, care ar face și mai mult protocol nedeductibil. Adăugarea lui înapoi rupe bucla.
Formula echivalentă, pornind de la venituri:
2% × [(venituri totale − cheltuieli totale) + cheltuiala cu impozitul pe profit + cheltuielile de protocol, inclusiv TVA colectată]
Un exemplu complet
Firmă cu profit contabil 100.000 lei, cheltuială cu impozitul pe profit 16.000 lei, cheltuieli de protocol înregistrate 3.500 lei.
Baza: 100.000 + 16.000 + 3.500 = 119.500 lei Plafon: 2% × 119.500 = 2.390 lei Protocol deductibil: 2.390 lei Protocol nedeductibil: 3.500 − 2.390 = 1.110 lei
Diferența se adaugă la profitul impozabil în D101.
Firma pe pierdere: protocolul e integral nedeductibil
Dacă profitul contabil e negativ, baza de calcul devine negativă sau zero, iar plafonul e zero.
Nu există „minim garantat" la protocol. O firmă pe pierdere care organizează mese de afaceri suportă integral costul, fără niciun efect fiscal.
Cadourile peste 100 de lei: dubla lovitură
Pentru cadourile oferite partenerilor cu valoare mai mare de 100 de lei, exclusiv TVA, firma trebuie să întocmească autofactură și să colecteze TVA pentru valoarea care depășește pragul.
Iar TVA-ul colectat astfel intră el însuși în cheltuielile de protocol și consumă din același plafon de 2%.
Deci un cadou scump produce două efecte simultan: TVA de plată și plafon consumat mai repede.
Sub 100 de lei per cadou, acordarea gratuită nu constituie livrare de bunuri, iar TVA-ul aferent rămâne deductibil.
Ce nu e protocol
Distincția care se ratează des: protocolul privește partenerii, nu angajații.
Cadourile și serviciile oferite propriilor salariați intră la cheltuieli sociale, cu plafonul lor separat de 5% din cheltuielile cu salariile, sau la avantaje în natură — nu la protocol.
O masă cu echipa nu e protocol. O masă cu un client este.
Documentele care susțin cheltuiala
La control, factura singură nu e suficientă. Ce se cere, în practică:
- lista participanților, atașată la bon sau la factură;
- legătura cu activitatea — cu ce partener, în ce context;
- pentru cadouri: evidența destinatarilor și a valorii fiecăruia;
- eventual, aprobarea internă prealabilă.
O politică scrisă — buget pe persoană, aprobare înainte de cheltuială — costă puțin și rezolvă discuția la control.
Ordinea de lucru în cabinet
În cursul anului: protocolul se înregistrează normal, într-un cont analitic distinct, ca să poată fi izolat la final.
La închidere: se calculează baza, se determină plafonul, se separă partea nedeductibilă.
În D101: partea care depășește plafonul se adaugă la profitul impozabil.
Calculul se face o singură dată, la sfârșitul perioadei fiscale — nu lunar.
Microîntreprinderile
La impozitul pe veniturile microîntreprinderilor, baza e venitul, iar cheltuielile nu intră în calcul.
Deci discuția despre deductibilitate nu se pune deloc: protocolul e o cheltuială a firmei, fără efect asupra impozitului de 1%.
Temeiul legal
- Codul fiscal, art. 25 alin. 3 lit. a) — deductibilitatea limitată a cheltuielilor de protocol, cota de 2% și baza de calcul;
- Codul fiscal, art. 270 alin. 8 lit. c) — acordarea gratuită de bunuri de mică valoare în cadrul acțiunilor de protocol nu constituie livrare de bunuri;
- normele metodologice — pragul de 100 de lei per cadou.
De reținut
Plafonul de 2% nu se calculează din venituri și nici din cheltuielile de protocol. Se calculează dintr-o bază care adună înapoi impozitul pe profit și protocolul.
Iar pe pierdere, plafonul e zero. Firma care organizează mese de afaceri într-un an slab plătește totul din buzunar, fiscal vorbind.