Cheltuielile de deplasare ale consultanților recuperate de la client se includ în baza TVA?
Da. Să zicem că firma de consultanță convine cu clientul ca acesta să suporte deplasările consultanților: transport, cazare, diurnă. Aceste sume nu sunt o operațiune separată. Ele sunt cheltuieli accesorii serviciului de consultanță, intră în baza de impozitare a consultanței și primesc tratamentul ei: aceeași cotă de TVA și același loc al prestării. Regula se aplică și când deplasările sunt prevăzute într-un contract separat.
Consecința practică: pe factura către client, deplasarea se taxează cu cota consultanței, adică 21%. Nu contează că în costul firmei cazarea a venit, de pildă, cu o cotă redusă, iar diurna fără TVA.
Temeiul legal
„(5) În sensul art. 286 alin. (3) lit. b) din Codul fiscal, orice cheltuieli accesorii efectuate de persoana care realizează o livrare de bunuri sau o prestare de servicii se includ în baza de impozitare a taxei pe valoarea adăugată, chiar dacă fac obiectul unui contract separat. Există o singură livrare/prestare în cazul în care unul sau mai multe elemente trebuie considerate ca reprezentând tranzacția principală, în timp ce unul sau mai multe elemente trebuie considerate cheltuieli accesorii care beneficiază de tratamentul fiscal al tranzacției principale referitoare, printre altele, la locul livrării/prestării, cotele, scutirile ca și livrarea/prestarea de care sunt legate. [...] Exemplul nr. 1: Pentru prestarea unor servicii de consultanță, prestatorul stabilește cu beneficiarul său că acesta va suporta și cheltuielile cu deplasările consultanților, respectiv transport, cazare, diurnă, alte cheltuieli. Toate aceste cheltuieli sunt accesorii serviciului principal, respectiv cel de consultanță și se includ în baza de impozitare a acestuia.” — HG 1/2016 (Normele metodologice ale Codului fiscal), pct. 30 alin. (5), titlul VII (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„b) cheltuielile accesorii, cum sunt: comisioanele, cheltuielile de ambalare, transport și asigurare, solicitate de către furnizor/prestator cumpărătorului sau beneficiarului. Cheltuielile facturate de furnizorul de bunuri sau de prestatorul de servicii cumpărătorului, care fac obiectul unui contract separat și care sunt legate de livrările de bunuri sau de prestările de servicii în cauză, se consideră cheltuieli accesorii.” — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 286 alin. (3) lit. b) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Există o singură prestare, consultanța. Deplasarea nu se facturează ca operațiune distinctă, cu regim propriu. Ea face parte din prețul serviciului principal.
- Cota e cea a serviciului principal. Dacă consultanța e taxată cu 21%, deplasarea refacturată e taxată tot cu 21%. Contează regimul consultanței, nu regimul TVA al fiecărui cost suportat de prestator (bilet, hotel, diurnă).
- Locul prestării urmează serviciul principal. La un client persoană impozabilă din alt stat membru, consultanța și deplasarea aferentă au același loc al prestării.
- Contractul separat nu schimbă nimic. Cheltuielile facturate prin contract separat, dar legate de serviciul prestat, rămân accesorii (art. 286 alin. (3) lit. b)).
- Refacturarea „ca intermediar” nu e permisă. Normele interzic structura de comisionar pentru refacturarea cheltuielilor accesorii (pct. 30 alin. (5)).
SC Exemplu SRL prestează consultanță pentru SC Client SRL cu 20.000 lei. Clientul acceptă să suporte deplasările consultanților: transport 1.000 lei, cazare 1.500 lei, diurnă 500 lei, în total 3.000 lei.
Baza de impozitare este 20.000 + 3.000 = 23.000 lei, iar TVA 21% este 4.830 lei. Factura poate detalia deplasarea pe un rând separat. Rândul acela are însă aceeași cotă de 21%, fiind parte din prestarea de consultanță.
Ce se greșește în practică
- Deplasarea se refacturează fără TVA, cu mențiunea „decontare cheltuieli”. Cheltuielile accesorii nu sunt sume în numele și în contul clientului.
- Cazarea refacturată primește cota redusă a serviciului hotelier, în loc de cota consultanței.
- Diurna consultanților se lasă în afara facturii, pe ideea că „diurna nu are TVA”. Recuperată de la client, ea devine parte din prețul consultanței.
- Deplasarea e tratată ca operațiune separată doar pentru că apare într-un act adițional sau într-un contract distinct.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un modul pentru deconturile de deplasare și diurna salariaților, care stabilește partea neimpozabilă și nota contabilă. La facturare, contarea facturilor emise calculează TVA pe cote. Dacă incluzi deplasarea ca rând pe factura de consultanță, cu cota consultanței, TVA se calculează pe întreaga bază. Stabilirea cotei pentru rândul de deplasare rămâne decizia contabilului. Aplicația nu leagă automat decontul de factura către client.