Confuzia între cheltuială și plată: impact fiscal
„Am plătit, deci am cheltuială" și „nu am plătit încă, deci nu am cheltuială" sunt ambele raționamente greșite în contabilitatea românească. Reglementările contabile impun contabilitatea de angajamente, nu contabilitatea de casă — cheltuiala se recunoaște când se produce evenimentul economic, nu când circulă banii.
Temeiul legal
„53. (1) Principiul contabilității de angajamente. Efectele tranzacțiilor și ale altor evenimente sunt recunoscute atunci când tranzacțiile și evenimentele se produc (și nu pe măsură ce numerarul sau echivalentul său este încasat sau plătit) și sunt înregistrate în contabilitate și raportate în situațiile financiare ale perioadelor aferente. (2) Trebuie să se țină cont de veniturile și cheltuielile aferente exercițiului financiar, indiferent de data încasării veniturilor sau data plății cheltuielilor. Astfel, se vor evidenția în conturile de venituri și creanțele pentru care nu a fost întocmită încă factura (contul 418 «Clienți - facturi de întocmit»), respectiv în conturile de cheltuieli sau bunuri, datoriile pentru care nu s-a primit încă factura (contul 408 «Furnizori - facturi nesosite»)." — OMFP 1802/2014, pct. 53 alin. (1)-(2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
Consecințele directe ale principiului:
- Cheltuiala se înregistrează când serviciul e prestat sau bunul e primit, nu când se face plata — chiar dacă factura nu a sosit încă (cont 408 „Furnizori - facturi nesosite"), chiar dacă plata se face luna următoare.
- Impactul fiscal urmează recunoașterea contabilă, nu momentul plății — o cheltuială aferentă lunii curente, dar plătită abia luna următoare, e deja cheltuială deductibilă (dacă îndeplinește condițiile generale de deductibilitate) a exercițiului curent, nu a celui în care se face plata.
- Excepție relevantă: taxa pe valoarea adăugată la încasare — un regim opțional distinct, aplicabil unor plătitori de TVA, unde exigibilitatea TVA e legată de încasare/plată, nu de livrare/prestare. Acesta e un caz special de derogare de la regula generală, nu regula însăși.
- Veniturile și cheltuielile care rezultă direct din aceeași tranzacție se recunosc simultan (pct. 53 alin. (3)), inclusiv dobânda aferentă perioadei, indiferent de scadența ei (alin. (4)).
Ce se greșește în practică
- Se amână înregistrarea unei cheltuieli până la efectuarea plății, distorsionând rezultatul lunii/exercițiului în care serviciul a fost efectiv prestat.
- Se confundă regimul general (contabilitate de angajamente) cu regimul special de TVA la încasare, tratând toate operațiunile ca și cum exigibilitatea ar depinde de plată.
- Se omite înregistrarea unei datorii pe contul 408 pentru o marfă/serviciu primit dar nefacturat încă, ceea ce subevaluează cheltuielile și obligațiile perioadei de raportare.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu înregistrează operațiunile pe principiul contabilității de angajamente, conform structurii conturilor din OMFP 1802/2014 — modulele de note contabile (avansuri, facturi, decontări) tratează separat momentul recunoașterii economice de momentul plății. Aplicația nu tratează plata ca declanșator al cheltuielii, cu excepția fluxurilor explicit legate de TVA la încasare, unde regimul special se aplică distinct.