Cum se contabilizează chiria unui utilaj folosit pentru o singură lucrare?
Ai nevoie de un utilaj (excavator, macara, schelă) doar pentru o lucrare punctuală și îl închiriezi pe perioada respectivă, fără să te oblige la un contract pe termen lung. Înainte de a alege nota contabilă, primul lucru de verificat e natura exactă a contractului — pentru că o chirie simplă și un leasing se contabilizează diferit.
Temeiul legal
„închirierea de bunuri sau transmiterea folosinței bunurilor în cadrul unui contract de leasing" — încadrează explicit chiria ca prestare de servicii.
— Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 271 alin. (3) lit. a)
Chirie simplă, nu leasing — verifică întâi
Dacă e vorba de o închiriere ocazională, pe durata unei singure lucrări, fără opțiune de cumpărare la final și fără structura specifică unui leasing financiar sau operațional (rate, dobândă implicită, transfer al riscurilor și beneficiilor aferente activului), tratamentul e cel al unei chirii simple. Dacă însă contractul e de fapt un leasing (chiar și operațional, pe o singură lucrare, dar cu clauzele specifice unui astfel de contract), regimul contabil e diferit — ratele de leasing se descompun în principal și dobândă, iar activul poate intra chiar în evidența utilizatorului, după normele specifice de leasing. Citește contractul înainte de a alege înregistrarea — titlul „chirie" pe factură nu garantează că nu e, juridic, un leasing.
Nota de chirie simplă, plătită
Pentru o chirie simplă (nu leasing), tratamentul depinde de natura proprietarului utilajului:
- proprietar persoană juridică:
612 = 401(cheltuiala cu chiria) +4426 = 401(TVA deductibilă, la cota aplicabilă facturii primite); - proprietar persoană fizică:
612 = 462, fără TVA — proprietarul PF declară venitul separat, prin Declarația Unică, conform regimului veniturilor din cedarea folosinței bunurilor.
„Veniturile din cedarea folosinței bunurilor din patrimoniul personal sunt veniturile, în bani și/sau în natură, provenind din cedarea folosinței bunurilor mobile și imobile, obținute de către proprietar, uzufructuar sau alt deținător legal, altele decât veniturile din activități independente."
— Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 83
Ce se greșește în practică
- Se tratează orice închiriere de utilaj ca leasing, sau invers — fără verificarea clauzelor contractuale, deși cele două regimuri contabile (chirie simplă vs. leasing) diferă structural.
- Se aplică o cotă de TVA presupusă, „standard", fără să se verifice cota reală de pe factura primită de la proprietar.
- La proprietar persoană fizică, se reține eronat un impozit la sursă pe chirie, deși regimul veniturilor din cedarea folosinței bunurilor nu presupune reținere la sursă de către firma plătitoare — proprietarul declară venitul singur, prin Declarația Unică.
Ce face iConta.eu
Modulul de Chirii din iConta.eu (Operațiuni speciale) generează nota de chirie plătită: pentru proprietar persoană juridică, 612 = 401 + 4426 = 401, cu cota de TVA cerută explicit de la utilizator (aplicația nu presupune o cotă implicită, tocmai pentru a evita o cotă greșită la o schimbare de lege); pentru proprietar persoană fizică, 612 = 462, fără TVA, cu mențiunea explicită că proprietarul declară venitul prin Declarația Unică. Dacă, la verificarea contractului, se dovedește că e vorba de fapt de un leasing, folosește modulul dedicat de leasing al aplicației, nu acest ecran de chirie.