Cum se contabilizează costurile de colocare într-un data center?
La colocare, firma își instalează propriile servere într-un data center și plătește furnizorului spațiul din rack, alimentarea, răcirea și conectivitatea. Serverele rămân active ale firmei și se amortizează. Abonamentul lunar este cheltuială de exploatare, înregistrată după natura serviciului. Punctul delicat e TVA-ul la un furnizor din alt stat membru: locul prestării diferă după cum contractul îți alocă sau nu o parte anume din clădire, pentru uz exclusiv.
Ce se înregistrează unde
- Serverele și echipamentele proprii rămân în patrimoniu ca mijloace fixe, chiar dacă se află fizic la furnizor. Amortizarea continuă normal.
- Abonamentul de colocare. OMFP 1802/2014 are conturi distincte: 612 pentru „cheltuielile cu redevențele, locațiile de gestiune și chiriile”, 626 pentru „taxele de telecomunicații” și 628 pentru „alte servicii executate de terți”. Dacă factura separă spațiul, banda și serviciile tehnice, folosește conturile corespunzătoare. Dacă e un singur tarif pentru un pachet, înregistrează-l în contul care corespunde serviciului principal, după contract, și aplică aceeași alegere în fiecare lună.
- Taxa unică de instalare și serviciile „remote hands” se înregistrează în 628, când sunt prestate.
Fiscal, abonamentul e cheltuială făcută în scopul activității, deductibilă după regula generală din Codul fiscal art. 25 alin. (1).
TVA la un furnizor din alt stat membru
Pentru clienții persoane impozabile, regula generală este că locul prestării se află acolo unde clientul își are sediul (art. 278 alin. (2)). Taxa se autolichidează în România (art. 307 alin. (2)), pe rândurile 7.1 și 22.1 din D300. Excepția se aplică serviciilor legate de bunuri imobile (art. 278 alin. (4) lit. a)), impozitate în statul în care se află imobilul.
Normele (HG 1/2016, pct. 16) dau criteriul de diferențiere: - sunt servicii legate de bunuri imobile închirierea de bunuri imobile, „inclusiv depozitarea de bunuri într-o parte specifică a bunului imobil alocată utilizării exclusive de către client” (alin. (3) lit. h)); - nu intră în această categorie depozitarea de bunuri într-un imobil „dacă nicio parte specifică a bunului imobil nu este alocată utilizării exclusive de către client” (alin. (4) lit. b)); - în general, bunul imobil trebuie să fie „central și esențial” pentru serviciu (alin. (2) lit. a)).
În practică, dacă ai o cușcă sau un rack dedicat, delimitat în contract, iar spațiul este elementul principal, locul prestării poate fi statul data center-ului. Furnizorul îți facturează atunci TVA-ul acelui stat, pe care nu îl deduci prin decontul din România. Dacă primești doar capacitate într-un spațiu comun, cu accent pe alimentare, răcire și conectivitate, se aplică regula generală și autolichidezi TVA-ul în România.
Exemplu
Un furnizor din Germania facturează 400 euro pe lună pentru unități de rack într-un spațiu comun, fără zonă alocată exclusiv, inclusiv alimentare și bandă. Curs: 5,00 lei. - 628 = 401: 2.000 lei; - 4426 = 4427: 420 lei (21%), declarat pe rândurile 7.1 și 22.1 din D300; - achiziția intracomunitară de servicii se raportează în D390 (tipul S).
Dacă aceeași firmă ar închiria o cușcă închisă, dedicată exclusiv ei, factura ar veni probabil cu TVA german, iar serviciul nu ar mai apărea pe rândurile 7.1 și 22.1.
De reținut
- Serverele rămân mijloace fixe ale firmei. Abonamentul de colocare e cheltuială, pe 612, 626 sau 628, după natura serviciului.
- La un furnizor din UE, verifică în contract dacă ai o parte a imobilului alocată exclusiv (HG 1/2016, pct. 16 alin. (3) lit. h) și alin. (4) lit. b)).
- Fără spațiu exclusiv: autolichidare în România (Codul fiscal art. 278 alin. (2), art. 307 alin. (2)) și raportare în D390.
- Păstrează contractul și anexa tehnică, pentru că ele susțin încadrarea.