Cum se contabilizează penalitățile reținute direct din factura constructorului?
Când beneficiarul „reține" penalitățile de întârziere din plata unei situații de lucrări, nu plătește mai puțin pentru lucrare. De fapt, stinge două datorii reciproce: el datorează prețul lucrării, iar constructorul datorează penalitatea. Factura constructorului se înregistrează integral, penalitatea separat, iar cele două sume se compensează.
Temeiul: compensarea și documentul justificativ
Codul civil (Legea 287/2009), art. 1616, prevede că „datoriile reciproce se sting prin compensație până la concurența celei mai mici dintre ele". Conform art. 1617 alin. (1), compensația operează de drept când ambele datorii sunt certe, lichide și exigibile. În practică, penalitatea trebuie să rezulte clar din contract (cotă, bază de calcul, zile de întârziere) și să fie comunicată constructorului.
Legea 82/1991, art. 6 alin. (1), cere ca orice operațiune să fie consemnată într-un document justificativ. Beneficiarul întocmește deci un document de calcul al penalităților, pe care îl transmite constructorului.
TVA: penalitatea nu e reducere de preț
Codul fiscal art. 286 alin. (4) lit. b) exclude din baza de impozitare „penalizările și orice alte sume solicitate pentru neîndeplinirea totală sau parțială a obligațiilor contractuale, dacă sunt percepute peste prețurile și/sau tarifele negociate". Prin urmare:
- constructorul nu stornează factura și nu își reduce TVA colectată;
- beneficiarul deduce TVA la valoarea integrală a facturii;
- documentul pentru penalități se emite fără TVA.
La beneficiar
OMFP 1802/2014 prevede în creditul contului 758 „valoarea despăgubirilor, amenzilor și penalităților datorate de terți (411, 451, 453, 461, 418)". Cum constructorul este furnizor (401/404), penalitatea se înregistrează prin 461 „Debitori diverși", apoi se compensează.
Exemplu (cu taxare normală, cota standard de 21% din art. 291 alin. (1)): situația de lucrări are 100.000 lei plus TVA 21.000 lei. Penalitatea calculată pentru întârziere este de 3.000 lei.
- 231 (sau 6xx, după natura lucrării) = 401: 100.000 lei; 4426 = 401: 21.000 lei;
- 461 = 7581: 3.000 lei (penalitatea de încasat);
- 401 = 461: 3.000 lei (compensarea);
- 401 = 5121: 118.000 lei (plata diferenței).
La constructor
Contul 462 „Creditori diverși" se creditează cu „sumele datorate terților reprezentând despăgubiri și penalități (658)":
- 4111 = 704 / 4427: 100.000 / 21.000 lei (factura inițială, neschimbată);
- 6581 = 462: 3.000 lei;
- 462 = 4111: 3.000 lei (compensarea);
- 5121 = 4111: 118.000 lei.
La impozitul pe profit, Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. b) declară nedeductibile penalitățile „datorate către autoritățile române/străine", cu excepția celor aferente contractelor încheiate cu aceste autorități. Penalitatea datorată unui beneficiar privat nu intră în această excepție de la deducere. Deductibilitatea ei se judecă după regula generală, dacă e o cheltuială făcută în scopul activității.
Pași practici
- Verifică dacă clauza de penalitate e în contract și dacă suma e calculată corect.
- Emite și comunică documentul de penalități înainte de plata redusă.
- Nu modifica factura constructorului și nu cere stornarea ei pentru penalitate.
- Documentează compensarea, de exemplu prin notă de compensare sau confirmare de sold.
De reținut
- Penalitatea reținută este o creanță distinctă, nu o reducere a prețului lucrării.
- Nu reduce baza TVA (Codul fiscal art. 286 alin. (4) lit. b)).
- Beneficiarul folosește 461 = 7581 și apoi 401 = 461. Constructorul folosește 6581 = 462 și apoi 462 = 4111.