Cum se contabilizează perioada gratuită oferită unui client SaaS?
O perioadă de probă gratuită (trial) nu produce venit și nu produce TVA. Costurile de funcționare ale platformei din acea perioadă (găzduire, suport, licențe terțe) sunt cheltuieli obișnuite ale firmei. Există totuși două situații diferite: trialul oferit înainte ca clientul să cumpere ceva și lunile gratuite incluse într-un contract plătit.
TVA: serviciu gratuit în scopul activității economice
Codul fiscal art. 271 alin. (4) lit. b) asimilează prestării cu plată serviciile gratuite prestate „pentru alte scopuri decât desfășurarea activității sale economice”. Art. 271 alin. (5) lit. b) exceptează însă expres „serviciile prestate în mod gratuit în scop de reclamă sau în scopul stimulării vânzărilor sau, mai general, în scopuri legate de desfășurarea activității economice”.
HG 1/2016, titlul VII, pct. 8 alin. (7), confirmă că nu este asimilată unei prestări cu plată „prestarea de servicii în mod gratuit, pentru scopuri legate de desfășurarea activității sale economice”. Pct. 8 alin. (9) trimite la regulile de la pct. 7 alin. (10), aplicabile corespunzător serviciilor. Potrivit acestor reguli, un bun sau un serviciu acordat gratuit pentru stimularea vânzărilor este cel comercializat în mod obișnuit și de același fel cu cele care sunt, au fost sau vor fi furnizate clientului. Accesul gratuit la aceeași platformă pe care clientul o va plăti ulterior se încadrează exact aici.
În practică:
- pentru perioada gratuită nu se emite factură cu TVA și nu se colectează taxă;
- TVA dedusă pe costurile platformei (găzduire, licențe) nu se ajustează, pentru că serviciul gratuit are scop economic.
Contabilitate
Trial înainte de contract. Nu există venit. Costurile se înregistrează după natura lor (628, 612, 641 etc.), ca în orice lună. Ca să poată dovedi scopul promoțional, firma păstrează condițiile ofertei de trial și evidența conturilor de probă (data începerii, data expirării, conversia în abonament plătit).
Luni gratuite incluse într-un contract plătit. Dacă clientul semnează pentru 12 luni plătite și primește încă 2 luni gratuite, serviciul se prestează 14 luni. OMFP 1802/2014, pct. 446 alin. (1), cere ca veniturile din prestări de servicii să se înregistreze „pe măsura efectuării acestora”. Prețul total al contractului răsplătește toate cele 14 luni. Firma poate distribui venitul pe întreaga durată de prestare, prin 472 „Venituri înregistrate în avans”, în loc să recunoască venit zero în lunile gratuite. Tratamentul ales se descrie în politicile contabile și se aplică consecvent.
Impozitul pe profit
Costurile aferente trialului sunt cheltuieli efectuate în scopul activității economice (Codul fiscal art. 25 alin. (1)). HG 1/2016, titlul II, pct. 13 alin. (1) lit. a), încadrează la cheltuielile de reclamă și publicitate și „alte bunuri și servicii acordate cu scopul stimulării vânzărilor”. Nu există venit impozabil pentru perioada gratuită.
Exemplu
O firmă SaaS oferă 30 de zile gratuite. În luna respectivă, 200 de conturi de probă consumă găzduire facturată de un furnizor din UE de 3.000 lei.
- 628 = 401: 3.000 lei, cu taxare inversă 4426 = 4427, dacă furnizorul nu este stabilit în România
- Venituri: niciuna. TVA colectată pentru trial: zero.
Dacă 40 de clienți trec pe abonamentul plătit, facturarea și venitul încep din prima lună plătită.
De reținut
- Trialul gratuit este serviciu gratuit în scopul stimulării vânzărilor și nu intră în sfera TVA (Codul fiscal art. 271 alin. (5) lit. b)).
- Nu se emite factură și nu se ajustează TVA dedusă pe costurile platformei.
- Costurile sunt deductibile ca cheltuieli de promovare (HG 1/2016, titlul II, pct. 13 alin. (1) lit. a)).
- La lunile gratuite incluse într-un contract plătit, venitul se poate distribui pe întreaga perioadă de prestare (OMFP 1802/2014, pct. 446 alin. (1)).