Cum se contabilizează pierderile de inventar produse de clienții unui hotel?
Un hotel poate constata, la inventariere, lipsuri sau degradări în gestiunea de stocuri — obiecte de minibar, lenjerie, obiecte de inventar — provocate de clienți. Tratamentul depinde în primul rând de un lucru: poate fi identificat și tras la răspundere clientul vinovat?
Temeiul legal
"cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, precum și taxa pe valoarea adăugată aferentă, dacă aceasta este datorată potrivit prevederilor titlului VII. Aceste cheltuieli sunt deductibile în următoarele situații/condiții: [...]" — Codul fiscal, art. 25 alin. (4) lit. c)
Dacă paguba este recuperată de la client (de exemplu, printr-o factură de despăgubire), lipsa este imputabilă unui terț: se descarcă gestiunea de bunul lipsă, iar creanța de recuperat se înregistrează pe contul 461, cu venit corespunzător (7581) și TVA colectată suplimentar, calculată pe valoarea de imputare.
Dacă persoana nu poate fi identificată sau nu poate fi trasă la răspundere, lipsa devine neimputabilă, iar cheltuiala este, ca regulă generală, nedeductibilă la impozitul pe profit — devine deductibilă doar dacă se încadrează într-una din situațiile enumerate limitativ de art. 25 alin. (4) lit. c) (de exemplu, bunuri asigurate sau degradare dovedit distrusă); TVA se ajustează suplimentar (635 = 4426) dacă lipsa nu este dovedită sau asigurată corespunzător.
Ce se greșește în practică
- Se tratează orice pagubă produsă de clienți ca „pierdere normală de exploatare", deductibilă automat, fără verificarea condițiilor limitative din art. 25 alin. (4) lit. c).
- Se omite TVA-ul colectat la valoarea de imputare, atunci când paguba este efectiv recuperată de la client.
- Se confundă regimul de TVA (ajustare doar dacă lipsa nu e dovedită/asigurată) cu regimul de impozit pe profit (deductibil doar în situațiile enumerate limitativ) — sunt două verificări distincte.
Ce face iConta.eu
În ecranul „Inventariere anuală", operația Minus permite marcarea lipsei ca imputabilă unui terț (cont 461, cu valoare de imputare și TVA colectată calculată automat) sau ca neimputabilă, cu opțiunea de a marca dacă bunul este asigurat sau distrugerea a fost dovedită (caz în care nota nu mai include ajustarea de TVA). Cota de TVA trebuie introdusă explicit de contabil, fără valoare implicită. Evaluarea deductibilității la impozitul pe profit, pe baza documentelor justificative, rămâne o decizie a contabilului.