Cum se contabilizează o plată trimisă din greșeală?
Nu ai pe ce document să înregistrezi definitiv o plată trimisă din greșeală, pentru că nu există nicio factură în spatele ei. Reglementările contabile au un cont pentru exact această situație: 473 „Decontări din operațiuni în curs de clarificare”. Suma stă acolo provizoriu, până afli unde a ajuns banul și dacă îl poți recupera.
Regula: înregistrare provizorie și termen de trei luni
OMFP 1802/2014, pct. 352 alin. (1), prevede că operațiunile care nu pot fi înregistrate direct în conturile corespunzătoare „se înregistrează, provizoriu, în contul 473”. Tot acolo se spune că sumele din acest cont „trebuie clarificate de către entitate într-un termen de cel mult trei luni de la data constatării”.
Potrivit funcțiunii contului 473, în debit se înregistrează „plățile pentru care în momentul efectuării sau constatării acestora nu se pot lua măsuri de înregistrare definitivă într-un cont, necesitând clarificări suplimentare (512)”. În credit, printre altele, se înregistrează „sumele clarificate trecute pe cheltuieli (601 la 658)”.
Dacă la sfârșitul exercițiului contul 473 are încă sold, firma prezintă în notele explicative natura operațiunilor în curs de clarificare (pct. 352 alin. (2)).
Exemplu: 12.000 lei trimiși către un IBAN greșit
Pe 10 martie firma plătește 12.000 lei unui furnizor, dar introduce greșit IBAN-ul, iar banii ajung la altă persoană.
- La constatare (martie): 473 = 5121, 12.000 lei. Suma nu stinge datoria față de furnizor, deci 401 rămâne deschis.
- Plata corectă către furnizor: 401 = 5121, 12.000 lei.
- Clarificare (aprilie): beneficiarul greșit e identificat și acceptă să restituie banii. Suma devine o creanță asupra unui terț: 461 „Debitori diverși” = 473, 12.000 lei. Contul 461 ține evidența creanțelor asupra terților, altele decât entitățile afiliate.
- Recuperare (mai): 5121 = 461, 12.000 lei. În creditul contului 461 se înregistrează „valoarea debitelor încasate (512, 531)”.
Același flux se aplică și când plătești aceeași factură de două ori. Plata în plus se clarifică printr-o confirmare de la furnizor, după care fie se restituie, fie se compensează cu o factură viitoare.
Ce faci dacă banii nu se mai recuperează
Dacă, după demersuri, suma se dovedește nerecuperabilă, închizi contul: fie din 473 direct pe cheltuieli (601–658), fie, dacă suma fusese trecută în 461, prin 654 „Pierderi din creanțe și debitori diverși”. Funcțiunea contului 461 prevede la credit „sumele trecute pe pierderi cu prilejul scăderii din evidență a debitorilor (654)”.
Pe plan fiscal, atenție la Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. h). Pierderile înregistrate la scoaterea din evidență a creanțelor sunt nedeductibile pentru partea neacoperită de provizion. Excepție fac cazurile enumerate expres, de exemplu faliment închis prin hotărâre judecătorească, debitor decedat fără moștenitori de la care să se recupereze creanța sau debitor dizolvat ori lichidat fără succesor. O sumă trimisă greșit, pe care pur și simplu nu o mai recuperezi, nu intră automat în aceste excepții.
Pași practici pentru contabil
- Înregistrează suma în 473 pe baza extrasului de cont și a unei note explicative interne.
- Nu închide factura furnizorului cu o plată care nu a ajuns la el.
- Urmărește termenul de trei luni de la constatare și documentează demersurile (cererea către bancă, corespondența cu beneficiarul).
- După clarificare, reclasifică suma în 461 sau pe cheltuieli, după caz.
- La închiderea anului, explică în note orice sold rămas în 473.
De reținut
- Plata greșită merge provizoriu în 473, nu direct pe cheltuieli și nici în contul furnizorului (OMFP 1802/2014, pct. 352).
- Clarificarea trebuie făcută în cel mult trei luni de la constatare.
- Creanța față de beneficiarul identificat se ține în 461 până la încasare.
- Suma pierdută definitiv se trece pe cheltuieli, dar deductibilitatea fiscală e limitată de Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. h).