Cum se contabilizează vânzările unui magazin online când factura este emisă înainte de expediere?
Când magazinul online emite factura în momentul comenzii, iar coletul pleacă din depozit câteva zile mai târziu, factura produce două efecte în momente diferite. TVA se datorează de la data facturii. Venitul din vânzare se înregistrează abia când marfa ajunge efectiv la client. Între cele două date, suma facturată se ține în contul 419 „Clienți - creditori”, nu în 707.
De ce TVA se colectează de la data facturii
Regula generală din Codul fiscal art. 282 alin. (1) este că exigibilitatea intervine la data faptului generator, iar faptul generator este data livrării bunurilor (art. 281 alin. (1)). Art. 282 alin. (2) lit. a) prevede însă o excepție: exigibilitatea intervine „la data emiterii unei facturi, înainte de data la care intervine faptul generator”.
Dacă factura a fost emisă pe 30 iunie și coletul pleacă pe 2 iulie, TVA intră în decontul lunii iunie. Același lucru se întâmplă și atunci când clientul plătește cu cardul la comandă, fără factură: exigibilitatea intervine la încasarea avansului, conform art. 282 alin. (2) lit. b). Excepție face persoana care aplică sistemul TVA la încasare (art. 282 alin. (3)), la care exigibilitatea urmează încasarea.
De ce venitul așteaptă livrarea
OMFP 1802/2014, pct. 440, prevede că veniturile din vânzări de bunuri se înregistrează „în momentul predării bunurilor către cumpărători, al livrării lor pe baza facturii sau în alte condiții prevăzute în contract, care atestă transferul dreptului de proprietate”. Pct. 441 alin. (1) lit. a) cere ca entitatea să fi transferat cumpărătorului riscurile și avantajele semnificative. Cât timp coletul este în depozitul magazinului, riscurile sunt tot la vânzător.
Planul de conturi oferă soluția pentru perioada intermediară: în creditul contului 419 se înregistrează „sumele facturate clienților reprezentând avansuri pentru livrări de bunuri”. Pentru această situație, 472 nu este contul potrivit, fiindcă funcțiunea lui acoperă chirii, abonamente și servicii viitoare, nu mărfuri.
Exemplu numeric
Comandă de 1.210 lei cu TVA (1.000 lei + TVA 21%, cota din Codul fiscal art. 291 alin. (1)), facturată pe 30 iunie și expediată pe 2 iulie, cu costul mărfii de 600 lei.
30 iunie – emiterea facturii: - 4111 = 419: 1.000 lei - 4111 = 4427: 210 lei (TVA în decontul lunii iunie)
2 iulie – expediere și transfer de riscuri: - 4111 = 707: 1.000 lei - 419 = 4111: 1.000 lei (decontarea sumei facturate anticipat) - 607 = 371: 600 lei (descărcarea gestiunii)
TVA nu se mai înregistrează o dată, pentru că a fost colectată integral pe 30 iunie. Soldul contului 4111 rămâne 1.210 lei până la încasare.
Dacă facturarea și expedierea cad în aceeași lună, rezultatul este același cu 4111 = 707 + 4427. Diferența contează la închiderea de lună și de an.
Pași practici pentru contabil
- Extrage lunar facturile al căror AWB este din luna următoare și reclasifică-le din 707 în 419.
- Verifică faptul că TVA a fost declarată în luna facturii.
- În luna expedierii, înregistrează venitul și descărcarea gestiunii, conform condițiilor de vânzare ale magazinului.
- Dacă o comandă facturată este anulată înainte de expediere, emite factură de stornare. Codul fiscal art. 287 lit. a) permite reducerea bazei de impozitare atunci când contractul este desființat înainte de livrare, dar după ce au fost emise facturi în avans. Stornarea diminuează TVA colectată și soldul contului 419.
De reținut
- TVA este exigibilă la data facturii, chiar dacă marfa nu a plecat (Codul fiscal art. 282 alin. (2) lit. a)).
- Venitul se recunoaște la transferul riscurilor către client (OMFP 1802/2014, pct. 440-441), nu la data facturii.
- Între factură și livrare, suma fără TVA stă în contul 419 „Clienți - creditori”.
- Momentul transferului depinde de termenii de vânzare ai magazinului, așa că data aleasă trebuie documentată consecvent.