Cum contabilizez un chargeback bancar
Un chargeback (retragere forțată a unei sume de către banca emitentă a cardului clientului, de obicei în urma unei contestații) creează o confuzie frecventă: extrasul bancar arată doar o ieșire de bani, dar contabil e o situație mai complexă — un venit deja recunoscut trebuie anulat sau tratat ca o creanță de recuperat, nu doar „cheltuit”.
Punctul de plecare: ce a fost înregistrat inițial
Dacă vânzarea inițială a fost deja recunoscută ca venit (factură emisă, încasare prin card confirmată), chargebackul nu e o cheltuială nouă — e o corecție a unei operațiuni economice deja înregistrate. Tratamentul corect depinde de motivul chargebackului:
- Chargeback justificat (client are dreptate — produs nelivrat, serviciu nefurnizat, dublă facturare) → tratament similar unei restituiri/stornări: se diminuează venitul (sau se emite factură de stornare, dacă a fost emisă factură fiscală), simetric cu tratamentul unei facturi stornate.
- Chargeback contestat de comerciant (consideri operațiunea legitimă) → suma reținută de bancă e, până la soluționare, o creanță asupra procesatorului de plăți/băncii, nu o cheltuială definitivă — se înregistrează într-un cont de creanțe în litigiu, nu direct pe cheltuieli.
- Chargeback pierdut definitiv (contestația comerciantului e respinsă) → abia atunci suma devine efectiv o cheltuială (pierdere din creanțe) sau o anulare definitivă de venit, după caz.
Documentul justificativ — pasul care lipsește cel mai des
Art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991 este clar: „Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.” Extrasul bancar, singur, arată doar fluxul de numerar — nu explică natura operațiunii. Pentru un chargeback ai nevoie de:
- notificarea de chargeback primită de la procesatorul de plăți/bancă, cu motivul contestației;
- referința la factura/bonul fiscal inițial pe care îl anulează sau îl corectează;
- decizia finală (dacă a existat contestație din partea ta) — câștigată sau pierdută.
Fără acest document, înregistrarea „automată” a unei ieșiri de bani din extrasul bancar, fără sursă justificativă, intră direct în zona interzisă de art. 11 din Legea nr. 82/1991: „Deținerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor și datoriilor, precum și efectuarea de operațiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate, sunt interzise.” O operațiune înregistrată greșit (sau nedocumentat) e la fel de problematică ca una neînregistrată deloc, pentru că nu poate fi verificată.
Ce se întâmplă cu TVA
Dacă vânzarea inițială a inclus TVA colectată și chargebackul e justificat (adică bunul/serviciul nu a fost efectiv livrat/prestat), ajustarea trebuie reflectată și în TVA — prin factură de stornare, potrivit mecanismului de corecție a facturilor din Codul fiscal, nu doar prin diminuarea venitului contabil. Un chargeback tratat ca „simplă cheltuială bancară”, fără stornarea corespunzătoare a TVA, lasă o discrepanță între jurnalul de vânzări și veniturile efectiv încasate.
Recomandare practică
- Nu lăsa chargebackurile să se „piardă” în categoria generică de comisioane bancare — sunt operațiuni cu natură economică diferită și trebuie tratate distinct.
- Ține un registru separat al chargebackurilor în curs de contestație, cu statusul fiecăruia — ajută atât la reconcilierea lunară a balanței (obligatorie potrivit art. 22 din Legea nr. 82/1991), cât și la justificarea sumelor aflate în conturi de creanțe în litigiu.
- Recunoaște cheltuiala/anularea de venit doar la momentul soluționării definitive, nu la data notificării inițiale de chargeback — până atunci, suma e o creanță, nu o pierdere certă.