Cum se corectează gestiunea când un retur online nu a fost reintrodus în stoc?
Situația apare des în comerțul online: clientul trimite produsul înapoi, se emite factura de stornare a vânzării, dar produsul nu este reintrodus în gestiune. Efectul este dublu. Stocul scriptic e mai mic decât cel real, iar costul mărfurilor vândute (contul 607) rămâne umflat, pentru că ieșirea din stoc a fost înregistrată, dar reintrarea nu. Corecția se face doar pe partea de gestiune. Partea de venit și de TVA a fost deja rezolvată prin stornarea facturii.
Ce e greșit, concret
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (1) cere ca orice operațiune să fie consemnată, în momentul efectuării ei, într-un document justificativ. Primirea fizică a returului este o operațiune distinctă de stornarea facturii și are nevoie de propriul document de intrare (notă de recepție sau bon de retur). Lipsa acestui document explică de ce retururile „se pierd" din gestiune.
Contul 371 „Mărfuri" se debitează, potrivit OMFP 1802/2014 (funcțiunea contului), inclusiv cu mărfurile constatate plus la inventar, prin creditul contului 607. Este exact oglinda ieșirii înregistrate la vânzare.
Cum corectezi, în funcție de momentul descoperirii
1. În același exercițiu financiar. OMFP 1802/2014, pct. 65 alin. (2) cere corectarea erorilor la data constatării. Pct. 67 alin. (1) prevede că erorile exercițiului curent se corectează pe seama contului de profit și pierdere. Înregistrezi intrarea mărfii la costul la care a ieșit:
371 „Mărfuri" = 607 „Cheltuieli privind mărfurile"
Pct. 69 permite și stornarea ieșirii inițiale, în roșu sau în negru, după politica contabilă și programul informatic folosit.
2. Descoperit la inventar, ca plus. Dacă diferența iese la inventariere, comisia cere explicații scrise gestionarului și stabilește natura plusului (OMFP 2861/2009, pct. 39). Bunurile constatate plus se evaluează potrivit reglementărilor contabile (pct. 40 alin. (1)). Înregistrarea este aceeași: 371 = 607, iar în dosarul de inventar se precizează că plusul provine din retururi neînregistrate.
3. După închiderea anului. Dacă eroarea privește un exercițiu deja închis și este semnificativă, se corectează prin rezultatul reportat: 371 = 1174 „Rezultatul reportat provenit din corectarea erorilor contabile" (OMFP 1802/2014, pct. 67 alin. (2)). Erorile nesemnificative se pot corecta prin contul de profit și pierdere, dacă politicile contabile permit (pct. 67 alin. (3)). Situațiile financiare ale anului trecut nu se refac (pct. 68 alin. (1)), dar natura erorii se prezintă în notele explicative (pct. 68 alin. (3)).
Exemplu
Un produs cu cost de achiziție de 200 lei a fost vândut cu 300 lei plus TVA. Clientul l-a returnat, factura a fost stornată, dar produsul nu a fost reintrodus în stoc. Până la corecție: - stocul din contabilitate este cu 200 lei mai mic decât cel faptic; - contul 607 este cu 200 lei mai mare, deci rezultatul este subevaluat cu 200 lei.
Corecția în același an: 371 = 607, cu 200 lei, pe baza bonului de retur întocmit acum, cu mențiunea datei reale a primirii.
Pași practici pentru contabil
- Compară lunar lista facturilor de stornare pentru retururi cu intrările în gestiune din aceeași perioadă.
- Pentru fiecare retur fără intrare, verifică fizic produsul: există în depozit sau a fost distrus ori pierdut?
- Dacă produsul există, întocmește documentul de intrare și înregistrează 371 = 607, la cost.
- Dacă produsul nu mai există sau nu mai poate fi vândut, tratează-l separat ca lipsă sau depreciere, nu ca reintrare.
- Stabilește o procedură: nicio factură de retur fără documentul de recepție al mărfii.
De reținut
- Stornarea facturii corectează venitul și TVA-ul, dar nu și gestiunea.
- Reintrarea se face la cost: 371 = 607 în anul curent, 371 = 1174 pentru erori semnificative din anii închiși (OMFP 1802/2014, pct. 67).
- Orice reintrare are nevoie de document justificativ (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)).
- Plusurile de la inventar din retururi se documentează în procesul-verbal de inventariere.