Cum corectez o plată alocată furnizorului greșit?
Mecanismul de corectare pentru o plată alocată greșit, pe un furnizor care nu era de fapt beneficiarul, este identic cu cel pentru o încasare alocată clientului greșit — reconcilierea bancară din iConta.eu tratează încasările și plățile prin aceleași reguli de alocare și corectare, doar direcția (facturi emise vs. facturi primite) diferă.
Temeiul legal
„Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz." — Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 alin. (2)
„În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee [...] Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriindu-se alături textul sau cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii." — OMFP 2634/2015, Anexa 1 „Norme generale", pct. 14
Cum se corectează, în funcție de starea notei
- Dacă nota creată la „Contează" e încă ciornă: se șterge nota din Jurnal. Ștergerea readuce automat linia de extras pe starea „potrivit" în ecranul Bancă, gata de realocare pe furnizorul corect.
- Dacă nota a fost deja validată: nu se mai poate șterge. Se folosește „dezlegarea" notei de factura furnizorului greșit (rol de administrator al firmei, motiv obligatoriu). Factura furnizorului greșit redevine deschisă (neplătită), dar linia de extras rămâne „Contat ✓" în ecranul Bancă — o notă nouă, pe furnizorul corect, se creează manual din Jurnal.
- Ambele operații sunt blocate dacă luna contabilă e deja închisă.
Ce se greșește în practică
- Se caută un buton de „realocare" direct pe linia de extras odată ce ea apare „Contat ✓" — nu există; pentru o notă validată, calea e dezlegarea din Jurnal, nu ecranul Bancă.
- Se dezleagă nota de pe furnizorul greșit, dar plata rămâne neînregistrată pe furnizorul corect, care apare în continuare cu factura deschisă în rapoartele de solduri.
- Se așteaptă ca motivul obligatoriu la dezlegare să fie opțional — aplicația refuză operația fără el.
Ce face iConta.eu
Din Jurnal, o notă „ciornă" provenită din reconciliere se șterge, iar linia de extras revine automat pe „potrivit", gata de realocare. O notă deja validată se corectează prin dezlegarea de factură (rol de administrator, motiv obligatoriu) — factura furnizorului greșit redevine deschisă, dar linia de extras rămâne marcată contată până se creează manual o notă corectă. Ambele acțiuni sunt blocate dacă perioada contabilă e închisă.