Pot deduce cheltuielile făcute înainte de înființarea SRL-ului?
Da, dar nu ca „deducere directă” a unei cheltuieli curente — reglementările contabile au o categorie special concepută pentru exact această situație: cheltuielile de constituire.
Ce sunt, potrivit reglementărilor contabile
OMFP nr. 1802/2014, la pct. 185 alin. (2), definește explicit: „Cheltuielile de constituire sunt cheltuielile ocazionate de înființarea sau dezvoltarea unei entități (taxe și alte cheltuieli de înscriere și înmatriculare, cheltuieli privind emisiunea și vânzarea de acțiuni și obligațiuni, precum și alte cheltuieli de această natură, legate de înființarea și extinderea activității entității).”
Practic, categoria acoperă exact costurile care apar înainte ca firma să existe legal — taxe de înregistrare la Registrul Comerțului, onorarii pentru actul constitutiv, costuri notariale — dar și cheltuieli legate de extinderea ulterioară a activității.
Cum se tratează contabil
Pct. 185 alin. (1) din OMFP nr. 1802/2014 dă opțiunea: „O entitate poate include cheltuielile de constituire la «Active», caz în care poate imobiliza cheltuielile de constituire. În această situație, cheltuielile de constituire trebuie amortizate în cadrul unei perioade de maximum 5 ani.” Sunt clasificate ca imobilizări necorporale (pct. 174 din același ordin, care enumeră „cheltuielile de constituire” în categoria imobilizărilor necorporale).
Deci, pentru costurile suportate înainte de înregistrarea firmei (de exemplu de către asociatul care urma să înființeze SRL-ul, ulterior decontate/reflectate în contabilitatea nou-înființatei entități), tratamentul e:
- Capitalizare ca imobilizare necorporală (cheltuieli de constituire), odată ce firma există și poate înregistra cheltuiala în propria contabilitate.
- Amortizare liniară, pe o perioadă de maximum 5 ani, potrivit pct. 185 alin. (1).
Restricția asociată
Pct. 185 alin. (3) impune o limitare importantă: „În situația în care cheltuielile de constituire nu au fost integral amortizate, nu se face nicio distribuire din profituri, cu excepția cazului în care suma rezervelor disponibile pentru distribuire și a profitului reportat este cel puțin egală cu cea a cheltuielilor neamortizate.” Dacă ai capitalizat cheltuieli de constituire semnificative, verifică această limită înainte de a decide o distribuire de dividende în primii ani.
Ce se întâmplă fiscal, la impozitul pe profit
Odată recunoscută contabil (fie ca imobilizare amortizabilă, fie direct ca cheltuială a exercițiului, dacă entitatea nu optează pentru capitalizare), cheltuiala urmează regula generală de la art. 25 alin. (1) din Codul fiscal: sunt deductibile „cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice”. Cheltuielile de constituire, legate direct de înființarea entității care generează ulterior venituri impozabile, se încadrează clar în acest test — condiția e să fie efectiv legate de înființarea/extinderea firmei respective și susținute cu documente (facturi, chitanțe pentru taxele de înregistrare, onorarii).
Ce trebuie să ai pregătit
- Documentele originale ale cheltuielilor suportate înainte de înființare (facturi, chitanțe, dovezi de plată), pe numele persoanei care le-a suportat inițial.
- O evidență clară a modului în care aceste sume au fost decontate/transferate în contabilitatea firmei nou-înființate (de exemplu ca aport sau ca decontare de cheltuieli de constituire în numele societății).
- Decizia de politică contabilă — dacă firma alege să capitalizeze cheltuielile de constituire sau să le înregistreze direct pe cheltuieli ale primului exercițiu, opțiune permisă la pct. 185 alin. (1).