Direct debit pentru utilități 2026: tratament contabil
Direct debit-ul este doar un mod de plată. Documentul care stă la baza cheltuielii și a TVA deductibile rămâne factura furnizorului de utilități. Plata este extrasul de cont din care banca a retras suma. Contabil, înregistrezi separat factura și plata, iar apoi le potrivești pe contul furnizorului.
Înregistrarea facturii
Contul 605 „Cheltuieli privind utilitățile” ține evidența consumurilor de energie, apă, gaze naturale și alte utilități. Conform OMFP 1802/2014, se debitează prin 401, 408, 471 sau 542. Pe analitice: 6051 (energie), 6052 (apă), 6053 (gaze naturale).
- 6051 = 401, valoarea fără TVA;
- 4426 = 401, TVA din factură.
Dacă la închiderea lunii consumul e cunoscut, dar factura nu a sosit, folosești 408 „Furnizori – facturi nesosite”. Contul servește tocmai pentru serviciile prestate pentru care nu s-au primit facturi.
Înregistrarea debitării automate
La data din extras: 401 = 5121. Contul 401 se debitează cu „plățile efectuate către furnizori (512, 531…)”. Direct debit-ul nu este un avans dacă stinge o factură deja primită.
Dacă banca retrage suma înainte să ai factura:
- când știi exact ce factură stinge suma, poți înregistra plata pe 401 și o potrivești la primirea facturii;
- când nu poți identifica documentul, suma merge provizoriu în 473 „Decontări din operațiuni în curs de clarificare”. OMFP 1802/2014, pct. 352 alin. (1) cere clarificarea sumelor din 473 „într-un termen de cel mult trei luni de la data constatării”.
Comisionul băncii pentru serviciul de direct debit se înregistrează separat în 627 „Cheltuieli cu serviciile bancare și asimilate”.
TVA: factura, nu extrasul
Codul fiscal art. 299 alin. (1) lit. a) condiționează deducerea de deținerea unei facturi emise conform art. 319. Extrasul de cont nu înlocuiește factura. Excepția de calendar privește TVA la încasare. Dacă furnizorul aplică sistemul TVA la încasare sau firma ta îl aplică, dreptul de deducere se amână până la plată (art. 297 alin. (2) și (3)). În acest caz, data debitării automate din extras devine data la care TVA poate fi dedusă. Până atunci, TVA stă în 4428.
Exemplu
Factura de energie pentru august 2026 are 1.000 lei plus TVA 21% (Codul fiscal art. 291 alin. (1)), adică 210 lei, total 1.210 lei. Firma aplică TVA la încasare.
- La primirea facturii: 6051 = 401, 1.000 lei; 4428 = 401, 210 lei.
- La debitarea automată pe 15 septembrie: 401 = 5121, 1.210 lei.
- În septembrie: 4426 = 4428, 210 lei. TVA se deduce în perioada plății.
Pentru o firmă care nu aplică TVA la încasare, iar furnizorul nici el nu îl aplică, TVA se înregistrează direct în 4426 la primirea facturii.
Pași practici pentru contabil
- Cere clientului mandatul de direct debit și lista furnizorilor, ca să identifici rapid retragerile din extras.
- Potrivește lunar fiecare debitare cu factura. Soldul debitor pe 401 semnalează o plată fără factură.
- Nu lăsa sume în 473 mai mult de trei luni.
- Verifică dacă furnizorul aplică TVA la încasare. Mențiunea apare pe factură.
De reținut
- Factura rămâne documentul pentru cheltuială și TVA. Extrasul probează doar plata.
- Debitarea automată: 401 = 5121. Sumele neidentificate trec prin 473, cu clarificare în maximum trei luni.
- La TVA la încasare, data debitării stabilește momentul deducerii (art. 297).
- Comisionul de direct debit merge în 627.