Ce documente justifică serviciile primite de la o firmă din străinătate?
O factură de la un furnizor extern pentru consultanță, marketing sau alte servicii ridică aproape mereu aceeași întrebare la un control: e suficientă factura, sau trebuie și altceva? Codul fiscal pune condiția pe scopul cheltuielii, nu doar pe existența documentului.
Temeiul legal
„Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare, precum și taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate către camerele de comerț și industrie, organizațiile patronale și organizațiile sindicale." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 25 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce rezultă pentru serviciile primite de la un furnizor extern:
- Condiția centrală pentru deductibilitate este ca cheltuiala să fie efectuată în scopul desfășurării activității economice — o factură emisă corect, dar fără nicio legătură demonstrabilă cu activitatea firmei, nu îndeplinește singură această condiție.
- Legătura cu activitatea economică se dovedește, în practică, printr-un ansamblu de documente: contractul de prestări servicii, rapoarte de activitate sau livrabile concrete, corespondența purtată cu furnizorul, dovada plății — factura este punctul de plecare, nu documentul unic.
- Pentru serviciile primite de la furnizori din alte state, se adaugă și obligațiile specifice de TVA (de regulă taxare inversă, conform regulii locului prestării de la art. 278) — documentele trebuie să susțină atât deductibilitatea la impozitul pe profit, cât și tratamentul corect de TVA.
Ce se greșește în practică
- Se consideră suficientă simpla existență a facturii de la furnizorul extern, fără niciun document care să demonstreze că serviciul a fost efectiv prestat și că are legătură cu activitatea firmei.
- Nu se păstrează livrabilele sau rapoartele de activitate aferente serviciilor „intangibile" (consultanță, marketing, management) — tocmai categoria cea mai des verificată la control, pentru că nu lasă urme fizice ca o livrare de bunuri.
- Se presupune că, fiind vorba de un furnizor extern, regulile de deductibilitate ar fi mai relaxate decât pentru un furnizor român — condiția de la art. 25 alin. (1) se aplică identic, indiferent de țara furnizorului.
Ce face iConta.eu
iConta.eu ține evidența facturilor primite (inclusiv prin import automat din e-Factura pentru furnizorii înrolați în SPV) și le atașează la cheltuieli, cu contul sugerat de aplicație și validare de către contabil înainte de a deveni evidență. Aplicația nu evaluează dacă o cheltuială cu servicii primite de la un furnizor extern îndeplinește condiția de deductibilitate de la art. 25 alin. (1) și nu colectează automat documentele suplimentare (contract, livrabile, rapoarte) care ar susține scopul economic al cheltuielii — această apreciere și strângerea documentației rămân responsabilitatea contabilului și a firmei.