Ce documente nu se transmit prin e-Factura
Regula pare simplă — toate facturile intră în sistem. În practică, jumătate din întrebările pe care le primesc contabilii sunt despre documente care seamănă cu facturile, dar nu sunt, și despre facturi care sunt, dar nu intră. Confuzia costă timp și uneori amenzi date degeaba, pentru documente care n-aveau ce căuta acolo.
Documentele care nu sunt facturi
Sistemul RO e-Factura primește facturi. Nu primește documente cu caracter comercial, oricât ar semăna cu o factură:
- Factura proformă — nu e document fiscal, e o ofertă. Nu se transmite.
- Avizul de însoțire a mărfii — document de transport, nu de facturare.
- Nota de recepție și constatare de diferențe — document intern.
- Nota de compensare — stinge datorii reciproce, nu creează o operațiune facturabilă.
- Chitanța și ordinul de plată — documente de încasare, nu de facturare.
- Situațiile de lucrări — dacă nu sunt emise ca factură.
Un document care nu îndeplinește condițiile de factură prevăzute la art. 319 din Codul fiscal nu e factură, deci nu are ce transmite.
Facturile care nu intră în sistem
Aici e zona în care se greșește mai des, fiindcă sunt facturi adevărate.
Facturile către nerezidenți neînregistrați în scopuri de TVA în România. Se raportează în sistem doar facturile emise către nerezidenți care sunt înregistrați în scopuri de TVA. Un client persoană juridică din alt stat membru, fără cod valabil în România, nu intră.
Livrările cu locul în afara României. Sistemul acoperă livrările de bunuri și prestările de servicii care au locul livrării sau al prestării în România. Dacă locul e în altă parte, obligația de transmitere nu se naște — chiar dacă factura e emisă de o firmă românească.
Vânzările cu amănuntul către persoane fizice neidentificate, pentru care se emite bon fiscal. Cumpărătorul anonim din magazin nu generează obligație de e-Factura. Dacă însă clientul cere factură, factura respectivă intră în sistem.
Art. 4 alin. (6) din OUG nr. 120/2021: exemplarul original al facturii electronice se consideră fișierul de tip XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Consecința practică e că PDF-ul primit de la furnizor nu e originalul, iar lipsa indexului de încărcare nu afectează prin ea însăși valabilitatea facturii — originalul e XML-ul sigilat, care se poate descărca din SPV.
Art. 319 din Legea nr. 227/2015 — condițiile pe care trebuie să le îndeplinească un document ca să fie factură.
Ce faci când furnizorul nu transmite
Situația e frecventă și pune contabilul într-o poziție incomodă: marfa a venit, factura a venit pe e-mail, dar în SPV nu e nimic.
Obligația legală de transmitere aparține furnizorului, nu beneficiarului. Nu poți transmite tu factura altcuiva.
Ce ai la dispoziție: Ordinul nr. 2229/2025 detaliază procedura prin care se pot reclama cazurile în care furnizorul refuză transmiterea. Nu e o soluție rapidă, dar există și e singura cale formală.
Atenție însă la consecința pentru tine: pentru operațiunile între persoane impozabile stabilite în România, sunt considerate facturi numai cele transmise prin sistem. O factură care n-a intrat în e-Factura ridică o problemă reală la deducerea TVA, iar acceptarea repetată de facturi în afara sistemului expune și beneficiarul.
Situația platformelor și a facturilor emise în numele tău
Când o platformă emite facturi în numele clientului — cazul tipic al platformelor de ridesharing sau de livrări — obligația de transmitere rămâne a furnizorului, adică a celui în numele căruia se emite. Verificarea se face în SPV: facturile transmise apar acolo, indiferent cine le-a încărcat tehnic.
Dacă în SPV nu apar, iar platforma susține că le-a transmis, discuția se poartă cu platforma, nu cu ANAF. Dovada e ce se vede în spațiul propriu.
Regula de lucru
Înainte de a te întreba dacă un document se transmite, întreabă-te dacă documentul e factură în sensul art. 319 din Codul fiscal, și dacă operațiunea are locul în România. Dacă răspunsul la ambele e da, se transmite. Dacă la vreunul e nu, nu.
Restul întrebărilor — ce cod se pune, ce cotă, ce mențiune — sunt despre conținutul facturii, nu despre obligația de a o transmite.