Echipamentul de protecție și uniformele date gratuit angajaților: se colectează TVA?
Nu. Când firma dă gratuit angajaților echipament de protecție sau uniforme de lucru, operațiunea nu este livrare de bunuri în sensul TVA. Nu se colectează TVA și nu se emite autofactură, iar TVA dedusă la cumpărarea echipamentului rămâne dedusă.
Contează în practică pentru că regula generală merge invers. Un bun cumpărat cu TVA dedusă și dat apoi gratuit altcuiva este, de regulă, asimilat unei livrări cu plată (art. 270 alin. (4) lit. b) din Codul fiscal). Echipamentul de lucru e una dintre excepțiile de la această regulă.
Temeiul legal
„acordarea în mod gratuit de bunuri în scop de reclamă sau în scopul stimulării vânzărilor sau, mai general, în scopuri legate de desfășurarea activității economice, în condițiile stabilite prin normele metodologice;" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 270 alin. (8) lit. b) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„nu constituie livrare de bunuri conform prevederilor art. 270 alin. (8) lit. b) din Codul fiscal bunurile acordate în mod gratuit pentru scopuri legate de desfășurarea activității economice a persoanei impozabile. […] bunurile pe care persoana impozabilă le acordă gratuit angajaților săi și care sunt legate de desfășurarea în condiții optime a activității economice, cum sunt, de exemplu: echipamentul de protecție și uniformele de lucru, pentru contravaloarea care nu este suportată de angajați, materiale igienico-sanitare în vederea prevenirii îmbolnăvirilor." — Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016), Titlul VII, pct. 7 alin. (11) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Nu se ajustează deducerea inițială a taxei în cazul: […] situațiilor prevăzute la art. 270 alin. (8)" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 304 alin. (2) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Ce înseamnă concret:
- Legătura cu activitatea e condiția. Echipamentul de protecție, uniformele de lucru și materialele igienico-sanitare pentru prevenirea îmbolnăvirilor sunt date de norme ca exemple de bunuri legate de desfășurarea „în condiții optime" a activității.
- Doar partea neplătită de angajat intră în excepție. Norma vorbește de „contravaloarea care nu este suportată de angajați". Dacă angajatul plătește o parte din uniformă, partea plătită nu mai e un bun dat gratuit. Se tratează ca o vânzare obișnuită, cu TVA pe suma plătită.
- Deducerea rămâne. Art. 304 alin. (2) exclude de la ajustare situațiile de la art. 270 alin. (8). TVA de pe factura furnizorului de echipament se deduce normal, dacă sunt îndeplinite condițiile generale de deducere.
- Nu orice gratuitate pentru angajați e scutită de colectare. Aceleași norme spun că nu intră în această categorie gratuitățile fără legătură cu desfășurarea în condiții optime a activității și dau ca exemple abonamentele de transport acordate gratuit și cotele gratuite de energie electrică pentru pensionari.
SC Exemplu SRL cumpără 20 de seturi de echipament de protecție la 250 lei plus TVA 21% fiecare: bază 5.000 lei, TVA 1.050 lei. Le dă gratuit muncitorilor din atelier.
- TVA dedusă la achiziție: 1.050 lei, care rămân deduși.
- TVA colectată la darea în folosință către angajați: 0 lei. Nu e livrare de bunuri, deci nu se emite autofactură.
Dacă firma ar reține fiecărui angajat 50 de lei pe set, suma reținută nu mai ar fi gratuită și ar trebui tratată ca o vânzare către angajat.
Ce se greșește în practică
- Se colectează TVA prin autofactură la echipamentul de lucru, pe regula generală a bunurilor date gratuit, fără să se aplice excepția de la art. 270 alin. (8) lit. b).
- Se anulează TVA dedusă la achiziție „pentru că bunul a ieșit gratuit". Art. 304 alin. (2) spune expres că deducerea nu se ajustează.
- Se aplică aceeași excepție oricărui beneficiu dat angajaților, de exemplu abonamente de transport sau bunuri de uz personal. Normele le exclud dacă nu au legătură cu desfășurarea în condiții optime a activității.
- Nu se separă partea plătită de angajat de partea suportată de firmă, deși excepția acoperă doar partea suportată de firmă.
Ce face iConta.eu
Factura primită pentru echipament se contează în iConta.eu ca orice achiziție cu TVA deductibilă. TVA intră apoi în decontul D300, generat din facturi și validat. Aplicația nu are o funcție dedicată care să decidă dacă un bun dat gratuit angajaților intră în excepția de la art. 270 alin. (8) lit. b). Încadrarea rămâne decizia contabilului. Dacă e nevoie, nota de dare în folosință se face în editorul de note contabile, fără TVA colectată.