Erori frecvente în contabilitatea firmelor IT
La firmele IT, erorile nu apar de obicei la operațiunile de rutină. Ele apar la costurile de dezvoltare, la tranzacțiile în valută și la achizițiile de servicii din străinătate. Mai jos sunt cele mai frecvente, cu regula corectă și temeiul ei.
1. Costurile de cercetare trecute la imobilizări
OMFP 1802/2014, pct. 165, este categoric: nicio imobilizare necorporală provenită din cercetare (sau din faza de cercetare a unui proiect intern) nu se recunoaște, iar costurile se trec pe cheltuieli când sunt suportate.
Corect: doar faza de dezvoltare poate fi capitalizată în contul 203, numai dacă entitatea poate demonstra toate condițiile de la pct. 167.
2. Capitalizarea „retroactivă” la final de an
La închiderea anului se observă că produsul a devenit viabil și se mută pe 203 salariile din tot anul. Pct. 170 stabilește că doar costurile suportate de la data la care au fost îndeplinite criteriile de recunoaștere intră în costul imobilizării. Pct. 172 interzice ca un cost deja recunoscut drept cheltuială să fie recunoscut ulterior în costul imobilizării.
Corect: trebuie documentată data de la care proiectul îndeplinește criteriile (decizie internă, plan tehnic, finanțare). Capitalizarea se face lunar din acel moment, pe bază de pontaj pe proiect.
3. Dividende cu cheltuieli de dezvoltare neamortizate
Pct. 184: cât timp cheltuielile de dezvoltare nu sunt integral amortizate, nu se face nicio distribuire din profit, cu excepția cazului în care rezervele disponibile și profitul reportat sunt cel puțin egale cu valoarea neamortizată.
Exemplu: o firmă are 150.000 lei în contul 203, neamortizați, și un profit de distribuit de 120.000 lei, fără alte rezerve. Distribuirea integrală încalcă pct. 184.
4. Durata de amortizare aleasă arbitrar
Cheltuielile de dezvoltare se amortizează pe durata de utilizare sau pe perioada contractului. Dacă această durată depășește 5 ani, amortizarea nu poate depăși 10 ani (pct. 182). Licențele și programele cumpărate se evidențiază în 208 „Alte imobilizări necorporale”, nu în 203.
5. Facturi în valută neevaluate lunar
Clienții și furnizorii în EUR sau USD sunt regula în IT. La sfârșitul fiecărei luni, creanțele și datoriile în valută se evaluează la cursul BNR din ultima zi bancară, iar diferențele se înregistrează la venituri sau cheltuieli (pct. 325 alin. (1)). Omiterea evaluării denaturează rezultatul lunar.
6. Proiecte la preț fix înregistrate doar la facturare
Un proiect nefacturat la sfârșitul lunii, dar cu muncă prestată, nu este „zero”. Serviciile în curs de execuție se evidențiază în contul 332, iar variația lor trece prin 711.
7. Abonamente SaaS din străinătate fără TVA
Serviciile cumpărate de la prestatori nestabiliți în România (hosting, API-uri, licențe cloud) au locul prestării în România (Codul fiscal art. 278 alin. (2)). TVA se datorează de beneficiar prin taxare inversă (art. 307 alin. (2)). Eroarea tipică este înregistrarea facturii doar pe 628 sau 604, fără 4426 = 4427, și fără raportarea în declarația recapitulativă pentru furnizorii din UE (art. 325). Firma neplătitoare trebuie să aibă cod special (art. 317 alin. (1) lit. c)).
8. Aplicarea în continuare a scutirii pentru programatori
Scutirea de impozit pe salarii de la art. 60 pct. 2 a fost abrogată de la 1 ianuarie 2025 (OUG 156/2024). Statele de plată care încă aplică „scutirea IT” generează impozit și contribuții nedeclarate.
De reținut
- Cercetare înseamnă cheltuială. Dezvoltarea se capitalizează doar când criteriile sunt îndeplinite și doar din acel moment (pct. 165, 167, 170, 172).
- Nu se distribuie dividende peste limita de la pct. 184 cât timp există cheltuieli de dezvoltare neamortizate.
- Creanțele și datoriile în valută se evaluează lunar (pct. 325).
- SaaS din străinătate se înregistrează cu taxare inversă (art. 307 alin. (2)).
- Facilitatea pentru salariile IT nu mai există din 2025.