Cum se ține evidența stocurilor aflate simultan în România și în alte state UE?
Bunurile trimise în alt stat membru rămân ale firmei până la vânzare. Ele apar în contabilitate și la inventar, oriunde s-ar afla. Evidența depinde însă de motivul deplasării. Codul fiscal distinge trei situații, fiecare cu propriul registru și propriile consecințe de TVA.
Situația 1: transfer în stoc propriu din alt stat
Codul fiscal art. 270 alin. (10) asimilează cu o livrare intracomunitară „transferul de către o persoană impozabilă de bunuri aparținând activității sale economice din România într-un alt stat membru”. Bunurile ies din evidența de TVA din România ca livrare intracomunitară, dar rămân proprietatea firmei.
În contabilitate, stocul continuă să fie evidențiat de firmă. Dacă bunurile stau în depozitul unui terț, OMFP 1802/2014 prevede contul 357 „Mărfuri aflate la terți”. Evidența pe gestiuni trebuie să arate separat ce se află în România și ce se află în fiecare stat.
Situația 2: nontransferul
Nu orice deplasare este transfer. Codul fiscal art. 270 alin. (12) enumeră nontransferurile, printre care:
- bunuri trimise pentru lucrări sau evaluare și reexpediate apoi în România (lit. f));
- bunuri folosite temporar în statul de destinație pentru prestarea de servicii (lit. g));
- bunuri folosite temporar cel mult 24 de luni, în condițiile admiterii temporare (lit. h)).
Pentru acestea, HG 1/2016, titlul VII pct. 101 alin. (1) lit. e) cere un registru al nontransferurilor. Registrul cuprinde primitorul, numărul de ordine, data transportului, descrierea, cantitatea și valoarea bunurilor, data și cantitatea bunurilor returnate, precum și bunurile nereturnate.
Registrul are o funcție practică: dacă una dintre condiții nu mai este îndeplinită, deplasarea devine transfer „în momentul în care condiția nu mai este îndeplinită” (Codul fiscal art. 270 alin. (13)).
Situația 3: stocul la dispoziția clientului (call-off stock)
În acest regim, transferul nu este tratat ca livrare cu titlu oneros (Codul fiscal art. 270^1 alin. (1)). Una dintre condiții este ca furnizorul să înregistreze transferul în registrul prevăzut la art. 321 alin. (6) (art. 270^1 alin. (2) lit. d)).
Termenul este de 12 luni de la sosirea bunurilor. Dacă în acest interval bunurile nu sunt livrate clientului desemnat, a doua zi după expirare se consideră că are loc un transfer (art. 270^1 alin. (4)).
Exemplu
O firmă are 1.000 de bucăți în stoc. În martie:
- trimite 300 de bucăți în depozitul unui operator logistic din Germania, pentru vânzare acolo. Este un transfer: 300 de bucăți intră pe contul 357, pe o gestiune separată pentru Germania;
- trimite 50 de bucăți la un client din Italia, în regim call-off stock. Se înregistrează în registrul de la art. 321 alin. (6), iar termenul de 12 luni se urmărește de la sosire;
- trimite 5 aparate de măsură folosite temporar la un șantier din Austria. Se înregistrează în registrul nontransferurilor.
La inventarul anual rămân 645 de bucăți în România, iar restul se inventariază pe fiecare locație. Legea 82/1991, art. 7 alin. (1) cere inventarierea generală a activelor deținute, nu doar a celor aflate în țară.
Pași practici pentru contabil
- Încadrați fiecare deplasare: transfer, nontransfer sau call-off stock.
- Deschideți gestiuni distincte pentru fiecare stat și fiecare depozit.
- Țineți registrul nontransferurilor și registrul call-off stock, cu datele cerute de lege.
- Urmăriți lunar termenele de 12 luni (call-off stock) și 24 de luni (utilizare temporară).
- La inventar, cereți confirmări de stoc de la depozitele din alte state.
De reținut
- Stocul din alt stat UE rămâne în patrimoniul și la inventarul firmei.
- Transferul, nontransferul și call-off stock-ul au evidențe diferite.
- Registrul nontransferurilor și registrul call-off stock sunt obligatorii, nu opționale.