Cum se evidențiază stocurile în curs de aprovizionare?
Stocurile care sunt deja ale firmei, dar se află încă pe drum la închiderea perioadei, nu se trec direct în 301 sau 371. Pentru ele există grupa 32 „Stocuri în curs de aprovizionare”. Momentul care contează este transferul riscurilor și beneficiilor, nu intrarea fizică în depozit.
Temeiul
OMFP 1802/2014, pct. 276 alin. (3): „Sunt reflectate, de asemenea, distinct în contabilitate, acele stocuri cumpărate, pentru care s-au transferat riscurile și beneficiile aferente, dar care sunt în curs de aprovizionare (grupa 32 «Stocuri în curs de aprovizionare» din Planul de conturi general).”
Grupa 32 cuprinde conturile 321 „Materii prime în curs de aprovizionare”, 322 „Materiale consumabile în curs de aprovizionare”, 323 „Materiale de natura obiectelor de inventar în curs de aprovizionare”, 326 „Active biologice de natura stocurilor în curs de aprovizionare”, 327 „Mărfuri în curs de aprovizionare” și 328 „Ambalaje în curs de aprovizionare”. Toate sunt conturi de activ.
Potrivit funcțiunii conturilor din OMFP 1802/2014:
- în debit se înregistrează valoarea stocurilor cumpărate, pentru care s-au transferat riscurile și beneficiile, dar care sunt în curs de aprovizionare (contrapartidă 401);
- în credit se înregistrează valoarea stocurilor pentru care s-a încheiat procesul de aprovizionare (contrapartidă 301, 302, 303, 361, 371, 381);
- soldul arată stocurile aflate pe drum la finele perioadei de raportare.
Când se folosește grupa 32
Condițiile sunt cumulative:
- ai factura furnizorului (contrapartida din funcțiunea contului este 401);
- din contract sau din condiția de livrare reiese că riscurile și beneficiile au trecut la tine;
- la data închiderii perioadei, bunurile nu au fost recepționate în gestiune.
Dacă bunurile au sosit fără factură, cazul este invers și se folosește 408 „Furnizori – facturi nesosite”, pe baza avizului de însoțire. Dacă riscurile nu au trecut încă la tine, bunurile nu se înregistrează deloc până la transfer.
Exemplu
O firmă de comerț cumpără marfă de 50.000 lei plus TVA. Factura este datată 29 iunie și, potrivit contractului, riscurile trec la cumpărător la încărcarea mărfii în depozitul furnizorului. Camionul ajunge pe 2 iulie.
- 30.06: 327 = 401 — 50.000 lei (plus TVA din factură, după regulile obișnuite)
- La 30 iunie, bilanțul arată marfa pe drum în stocuri, nu doar datoria față de furnizor.
- 02.07, la recepție (NIR): 371 = 327 — 50.000 lei
Contul 327 rămâne fără sold după recepție. Dacă firma ar fi înregistrat marfa direct în 371 pe 30 iunie, gestiunea ar fi arătat o marfă care nu se afla fizic în depozit.
La imobilizări, regula este aceeași, dar se aplică grupa 22 (223, 224, 227), cu contrapartidă 404 (OMFP 1802/2014, pct. 196).
Inventarierea
Normele de inventariere aprobate prin OMFP 2861/2009, pct. 22, prevăd că „bunurile achiziționate aflate în curs de aprovizionare se inventariază de entitatea cumpărătoare și se înscriu în liste de inventariere distincte”. Bunurile aflate în expediție se inventariază de furnizor. La inventarierea anuală, soldul grupei 32 trebuie să corespundă listei distincte, document cu document.
Pași pentru contabil la închiderea lunii
- Listează facturile de achiziție primite pentru care nu există încă NIR.
- Pentru fiecare, verifică în contract sau în condiția de livrare dacă riscurile au trecut deja la firmă.
- Dacă au trecut, înregistrează-le în contul potrivit din grupa 32 (321–328).
- La sosirea bunurilor, descarcă 32x în contul de stoc (301, 302, 303, 371, 381) pe baza NIR.
- Verifică lunar soldul grupei 32. Un sold vechi indică o recepție neînregistrată sau o livrare pierdută.
De reținut
- Grupa 32 este pentru stocuri facturate, cu riscurile deja transferate, care nu sunt încă recepționate (OMFP 1802/2014, pct. 276 alin. (3)).
- Pentru bunurile sosite fără factură se folosește 408, nu 32x.
- La recepție se face 30x/371/381 = 32x, iar soldul grupei 32 se închide.
- Bunurile pe drum se inventariază de cumpărător, în liste distincte (OMFP 2861/2009, pct. 22).