Factură primită după închiderea perioadei: ce faci cu ea
O factură care sosește după ce perioada s-a închis nu se înregistrează retroactiv și nu se ignoră. Se tratează diferit, în funcție de trei lucruri: dacă e vorba de TVA, de cheltuială, sau de un exercițiu deja încheiat.
TVA: termenul de deducere
Dreptul de deducere se exercită în perioada în care sunt îndeplinite ambele condiții — a intervenit exigibilitatea taxei și persoana impozabilă deține factura.
Dacă factura sosește mai târziu, dreptul se exercită în perioada în care a fost primită.
Codul fiscal permite, la art. 301 alin. 2, exercitarea dreptului de deducere în cel mult 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului care urmează celui în care a luat naștere dreptul.
Deci o factură din martie primită în noiembrie se deduce în decontul lunii noiembrie. Nu se rectifică decontul din martie.
Cheltuiala: principiul independenței exercițiului
Aici regula e alta.
Cheltuiala aparține perioadei la care se referă, nu celei în care sosește documentul — art. 6 din Legea contabilității nr. 82/1991.
Dacă perioada e în același exercițiu financiar, cheltuiala se înregistrează în luna la care se referă, dacă evidența o mai permite, sau în luna curentă, cu efect neutru la nivelul anului.
Dacă exercițiul s-a încheiat, situația se complică.
Factura pentru exercițiul precedent, primită după închidere
Trei situații, cu tratamente diferite:
1. Situațiile financiare nu au fost încă depuse. Se poate înregistra pe exercițiul care se închide, dacă suma e cunoscută și documentul e primit înainte de finalizare.
2. Situațiile financiare au fost depuse, iar eroarea e nesemnificativă. Se corectează pe seama rezultatului curent, în anul în care se constată — conform OMFP nr. 1802/2014.
3. Eroarea e semnificativă. Se corectează pe seama rezultatului reportat, cu prezentarea informației în notele explicative.
Pragul de semnificație se stabilește prin politicile contabile ale firmei.
Provizionul care evită problema
Soluția preventivă: la închidere, pentru serviciile prestate și nefacturate, se constituie provizion sau se înregistrează cheltuiala pe baza altui document justificativ.
Un contract, o situație de lucrări, o confirmare scrisă — oricare atestă că prestația a avut loc.
Cheltuiala se recunoaște în anul corect, iar factura sosită ulterior doar închide obligația.
Aceasta e practica corectă la închidere, iar absența ei e ce produce facturile problematice.
Impozitul pe profit
Cheltuiala recunoscută în anul corect e deductibilă în acel an, dacă îndeplinește condițiile generale.
O cheltuială înregistrată într-un an ulterior, pentru servicii din anul precedent, ridică problema deductibilității în anul înregistrării — organul fiscal poate refuza deducerea, invocând că nu aparține perioadei.
Corectarea pe seama rezultatului reportat nu produce cheltuială deductibilă în anul curent. Ajustarea rezultatului fiscal al anului precedent se face, dacă e cazul, prin D101 rectificativă.
D101 rectificativă
Se depune pentru corectarea rezultatului fiscal al unui an încheiat.
Termenul general de rectificare urmează prescripția dreptului de a stabili creanțe fiscale — 5 ani, de la 1 iulie a anului următor.
Merită depusă când suma e semnificativă. Pentru sume mici, costul administrativ depășește beneficiul.
Ce se întâmplă la microîntreprinderi
Baza e venitul, iar cheltuielile nu intră în calcul.
Deci o factură de cheltuială primită târziu nu afectează impozitul. Rămâne doar problema contabilă — înregistrarea în perioada corectă — și cea de TVA, dacă firma e plătitoare.
Factura de venit primită târziu
Situația inversă, mai gravă.
Dacă firma a prestat un serviciu în decembrie și emite factura în februarie, venitul aparține anului precedent, iar exigibilitatea TVA a intervenit, de regulă, la data prestării sau la termenul de emitere a facturii.
Emiterea întârziată nu mută venitul în anul următor. Iar la microîntreprinderi, poate schimba trimestrul în care se datorează impozitul și, în cazuri limită, încadrarea în plafonul de 100.000 de euro.
Ce verifică un contabil la închidere
Serviciile prestate și nefacturate — contracte în derulare, utilități pe decembrie facturate în ianuarie, servicii de contabilitate, chirii.
Recepțiile fără factură — bunuri intrate în gestiune pe baza avizului.
Corespondența cu furnizorii pentru facturile așteptate.
Confirmările de solduri — un furnizor care declară un sold mai mare semnalează, de regulă, o factură neînregistrată.
e-Factura — sistemul conține facturile primite, chiar dacă furnizorul nu le-a transmis pe alt canal. Verificarea în SPV, înainte de închidere, găsește documentele uitate.
Temeiul legal
- Legea contabilității nr. 82/1991, art. 6 — principiul independenței exercițiului;
- OMFP nr. 1802/2014 — corectarea erorilor contabile, distincția semnificativ/nesemnificativ;
- Codul fiscal, art. 297 — dreptul de deducere și condițiile de exercitare;
- art. 301 alin. 2 — termenul de 5 ani pentru exercitarea dreptului de deducere;
- art. 19 — determinarea rezultatului fiscal;
- Codul de procedură fiscală, art. 105 — declarația rectificativă; art. 110 — prescripția.
De reținut
TVA se deduce când sosește factura. Cheltuiala aparține perioadei la care se referă. Cele două momente nu coincid, iar tratarea lor unitară e sursa erorii.
Iar prevenția e simplă: verificarea în e-Factura înainte de închidere, plus înregistrarea serviciilor prestate și nefacturate pe baza contractelor. Ce se face în decembrie evită corecțiile din martie.