Gestiunea carburanților în firmă: bonuri și facturi
Cheltuiala cu carburantul unui vehicul al firmei nu este întotdeauna 100% deductibilă. Codul fiscal limitează la 50% deducerea cheltuielilor legate de vehiculele rutiere motorizate care nu sunt folosite exclusiv în scopul activității economice — regulă care se aplică deopotrivă la impozitul pe profit și, corelat, la TVA.
Temeiul legal
„l) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice, cu o masă totală maximă autorizată care să nu depășească 3.500 kg și care să nu aibă mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietatea sau în folosința contribuabilului. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii: 1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat; [...] 2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții; [...]" — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 25 alin. (3) lit. l) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Regula, aplicată la gestiunea carburanților:
- Pentru vehiculele sub 3.500 kg și cu maximum 9 locuri, folosite atât în scop profesional, cât și personal, cheltuiala cu carburantul se deduce doar în proporție de 50%, atât la impozitul pe profit, cât și la TVA (art. 298 alin. (1), aceeași limită de 50%).
- Deducerea integrală (100%) este permisă doar dacă vehiculul se încadrează în categoriile exceptate expres de lege — servicii de urgență, pază și protecție, curierat, agenți de vânzări/achiziții, transport de persoane cu plată (taxi), instruire auto, închiriere/leasing, sau vehicule utilizate ca marfă — sau dacă vehiculele depășesc 3.500 kg ori au peste 9 scaune.
- Bonurile fiscale de combustibil trebuie să conțină elementele de identificare a cumpărătorului (denumire, cod fiscal) pentru a fi acceptate ca document justificativ pentru deducerea TVA — un bon fiscal simplu, fără aceste date, nu are aceeași valoare probatorie ca o factură.
- Justificarea utilizării exclusiv profesionale (pentru a evita limita de 50%) presupune, în practică, documente suplimentare — foi de parcurs, politica internă privind utilizarea vehiculelor — care să demonstreze absența folosinței personale.
Ce se greșește în practică
- Se deduce integral cheltuiala cu carburantul pentru toate vehiculele firmei, fără a verifica dacă se încadrează efectiv în una dintre categoriile exceptate de la limita de 50%.
- Se păstrează doar bonuri fiscale simple, fără datele de identificare ale firmei, ca document justificativ pentru deducerea TVA aferentă carburantului, deși acestea nu au aceeași forță probatorie ca o factură.
- Se presupune că limita de 50% se aplică diferit la impozitul pe profit față de TVA, deși ambele articole (25 și 298) prevăd același procent și aceleași excepții pentru categoriile de vehicule.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu nu are un modul dedicat care să identifice automat vehiculele firmei și să aplice limita de 50% la facturile/bonurile de carburant introduse — contabilul introduce cheltuiala ca atare (cont 6022 sau similar) și aplică manual limitarea de deductibilitate de 50% la impozitul pe profit și la TVA, conform art. 25 alin. (3) lit. l) și art. 298 alin. (1) din Codul fiscal, în funcție de încadrarea vehiculului respectiv.