Greșeala de a nu documenta reducerile acordate

O reducere acordată „din vorbă” nu există pentru contabilitate și pentru fisc. Dacă încasezi mai puțin decât ai facturat și nu ai un document pentru diferență, legea nu îți permite să micșorezi baza de TVA sau venitul. Rezultatul este o creanță neîncasată sau o diferență neexplicată la control.

Ce cere legea

• Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1): orice operațiune „se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate”. Reducerea de preț este o operațiune, deci are nevoie de document.
• Reducerea acordată la vânzare: rabaturile, remizele, risturnele și sconturile acordate „direct clienților la data exigibilității taxei” nu intră în baza de TVA (Codul fiscal art. 286 alin. (4) lit. a)). Pentru asta, reducerea trebuie să apară pe factura inițială.
• Reducerea acordată după livrare: baza de impozitare se reduce „în cazul în care se acordă reduceri de preț după livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor” (art. 287 lit. c)). Furnizorul trebuie să emită o factură „cu valorile înscrise cu semnul minus” (art. 330 alin. (2)).
• În contabilitate: reducerile comerciale acordate ulterior facturării „se evidențiază distinct în contabilitate (contul 709 «Reduceri comerciale acordate»)” (OMFP 1802/2014, pct. 76 alin. (4)).

Unde apare problema

• Diferențe de încasare: clientul plătește 9.500 lei în loc de 10.000 lei, invocând un discount promis la telefon. Fără factură de reducere, cei 500 de lei rămân creanță în contul 4111. TVA colectată rămâne cea de pe factura inițială.
• Bonusuri de volum: se acordă la final de trimestru, dar se compensează direct în plată. Fără o factură cu minus, nu ai temei pentru ajustarea bazei de TVA.
• Reduceri între exerciții: reducerile aferente anului încheiat, cunoscute înainte de aprobarea situațiilor financiare, se înregistrează la data bilanțului prin contul 418 „Clienți - facturi de întocmit”, „pe baza documentelor justificative” (pct. 76 alin. (6)). Fără documente, ajustarea nu se poate face.

Exemplu

Un distribuitor facturează în martie mărfuri de 50.000 lei plus TVA 21% (10.500 lei). Contractul prevede un risturn de 2% dacă clientul depășește un anumit volum pe trimestru. Pragul este atins, așa că în aprilie distribuitorul emite factură cu minus: −1.000 lei bază și −210 lei TVA, cu trimitere la factura din martie. - Înregistrare: 709 = 4111 cu 1.000 lei, pentru reducere, și 4111 = 4427 cu −210 lei (în roșu), pentru TVA. - Documentele justificative sunt contractul cu clauza de risturn, calculul volumului și factura cu minus.

Fără aceste documente, organul fiscal poate considera că baza de TVA a rămas 50.000 lei, iar diferența neîncasată nu are temei.

Pașii practici

1. Treci condițiile de reducere în contract sau într-o anexă: procent, prag, perioadă.
2. Menționezi pe factura inițială reducerile acordate la vânzare, pe rânduri separate.
3. Emiți factură cu minus pentru fiecare reducere ulterioară, cu trimitere la factura inițială.
4. Păstrezi calculul care justifică suma reducerii.
5. Verifici lunar diferențele de încasare din analitice și cauți documentul pentru fiecare dintre ele.

De reținut

• Nicio reducere nu se înregistrează fără document justificativ (Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1)).
• Reducerea acordată la vânzare apare pe factură. Reducerea ulterioară se face prin factură cu minus.
• În contabilitate, reducerile ulterioare se înregistrează distinct, în contul 709.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții