Greșeala de a nu ține evidența separată pentru TVA
Pentru persoanele impozabile care desfășoară atât operațiuni cu drept de deducere a TVA, cât și operațiuni fără acest drept (regim mixt), Codul fiscal condiționează explicit deducerea integrală de existența unei evidențe separate — lipsa acesteia obligă la aplicarea pro-rata pe achiziții care, altfel, ar fi fost deductibile 100%.
Ce spune legea
Codul fiscal, art. 300, "Deducerea taxei pentru persoana impozabilă cu regim mixt și persoana parțial impozabilă":
- alin. (3): "Taxa aferentă achizițiilor destinate exclusiv realizării de operațiuni care permit exercitarea dreptului de deducere, inclusiv de investiții destinate realizării de astfel de operațiuni, se deduce integral."
- alin. (5): "Taxa aferentă achizițiilor pentru care nu se cunoaște destinația... ori pentru care nu se poate determina proporția în care sunt sau vor fi utilizate pentru operațiuni care dau drept de deducere și operațiuni care nu dau drept de deducere se deduce pe bază de pro rata."
- alin. (2), pentru persoana parțial impozabilă: "poate aplica pro rata în situația în care nu poate ține evidențe separate pentru activitatea desfășurată în calitate de persoană impozabilă și pentru activitatea pentru care nu are calitatea de persoană impozabilă."
Mecanismul greșelii
Dacă o entitate cu regim mixt (de exemplu, o firmă care are atât vânzări taxabile, cât și operațiuni scutite fără drept de deducere — servicii financiare, închirieri scutite etc.) nu ține evidență separată pe destinația fiecărei achiziții, consecința nu e "se deduce tot" sau "se deduce nimic" — e că toate achizițiile cu destinație neclară intră sub pro-rata (alin. (5)), inclusiv cele care, dacă ar fi fost urmărite separat, s-ar fi încadrat clar la alin. (3) și s-ar fi dedus 100%.
Exemplu concret: o achiziție de materiale de birou folosite exclusiv de departamentul care generează venituri taxabile ar avea, ținută separat, drept de deducere integral (alin. 3). Dacă entitatea nu ține evidența pe destinație și tratează toate achizițiile "la grămadă", acea achiziție e supusă și ea pro-rata — deci se pierde efectiv o parte din TVA deductibilă la care entitatea ar fi avut dreptul.
Obligația de evidențe corecte, general
Codul fiscal, art. 321 alin. (1): "Persoanele impozabile stabilite în România trebuie să țină evidențe corecte și complete ale tuturor operațiunilor efectuate în desfășurarea activității lor economice." Această obligație generală de evidență e cea pe care regimul mixt o particularizează: nu ajunge o evidență "corectă și completă" în sens contabil general — trebuie să existe, concret, o segregare pe destinația fiecărei achiziții (operațiuni cu drept de deducere / fără drept / mixte), altfel art. 300 alin. (5) se aplică automat.
Recomandare practică
Structurați planul de conturi analitic (sau un jurnal auxiliar) astfel încât fiecare achiziție să fie marcată încă de la înregistrare cu destinația ei economică — exclusiv taxabilă, exclusiv scutită, sau mixtă/nedeterminată. Doar achizițiile din ultima categorie intră legitim sub pro-rata; restul se deduc sau nu integral, conform alin. (3) și (4).