Greșeala de a nu face inventarierea anuală: ce riscă firma
Inventarierea anuală este o obligație legală, nu o formalitate pentru firmele mari. Firma care o sare riscă o amendă contabilă separată. Pierde totodată singurul document care dovedește soldurile din bilanț și cauza eventualelor diferențe de stoc.
Obligația
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 7 alin. (1), obligă entitățile să efectueze inventarierea generală a activelor, datoriilor și capitalurilor proprii în mai multe situații: la începutul activității, „cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar”, precum și la fuziune, divizare, transformare sau lichidare. Rezultatul se înregistrează în contabilitate (art. 7 alin. (3)).
Normele aprobate prin OMFP 2861/2009 precizează, la pct. 4 alin. (1), că inventarierea anuală se face de regulă la încheierea exercițiului financiar. Potrivit pct. 1 alin. (2), scopul ei este stabilirea situației reale a elementelor patrimoniale, pentru ca situațiile financiare anuale să ofere o imagine fidelă.
Obligația nu depinde de mărimea firmei. Textul art. 7 nu face excepție pentru microîntreprinderi sau pentru firmele fără stocuri. Inventarierea cuprinde toate elementele de activ, datorii și capitaluri proprii, deci și disponibilitățile, creanțele și datoriile.
Sancțiunea directă
Legea nr. 82/1991, art. 41 pct. 2 lit. d), definește drept contravenție nerespectarea reglementărilor privind „efectuarea inventarierii”. Potrivit art. 42 alin. (1) lit. d), amenda este de la 3.000 lei la 20.000 lei.
Două detalii agravează situația:
- Amenda o aplică persoanele cu atribuții de inspecție fiscală și control financiar, precum și alte structuri ale Ministerului Finanțelor sau ale ANAF (art. 42 alin. (4)).
- Legea nr. 296/2023, art. LVIII, prevede că pentru contravențiile din Legea contabilității nu se poate achita jumătate din minimul amenzii în 15 zile.
Dacă, în lipsa inventarierii, în bilanț rămân elemente care nu mai există sau lipsesc elemente deținute, fapta poate intra și sub art. 41 pct. 1. Aceasta înseamnă deținerea de active sau datorii neînregistrate în contabilitate, sancționată cu amendă de la 2.000 la 20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. a)).
Efectele fiscale indirecte
Lipsurile descoperite mai târziu, de exemplu la un control, nu mai pot fi documentate ca lipsuri de inventar ale anului respectiv:
- Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c) face nedeductibile cheltuielile cu stocurile sau mijloacele fixe constatate lipsă din gestiune ori degradate și neimputabile. Excepție fac situațiile enumerate expres, cum ar fi calamitățile, bunurile asigurate sau bunurile degradate a căror distrugere e dovedită.
- Aceeași literă face nedeductibilă și TVA aferentă, atunci când aceasta se datorează potrivit titlului VII.
Fără procesul-verbal de inventariere nu poți demonstra nici măcar că diferența aparține exercițiului respectiv.
Exemplu
Un SRL comercial nu face inventarierea la 31 decembrie. La un control din anul următor se constată o lipsă de marfă de 40.000 lei, neimputabilă și nedocumentată.
- Firma riscă amenda pentru neefectuarea inventarierii, între 3.000 și 20.000 lei.
- Cheltuiala de 40.000 lei este nedeductibilă la calculul impozitului pe profit.
- Organul fiscal va analiza și TVA aferentă lipsei.
Cum repari
- Emite decizia de inventariere și fă inventarierea cât mai curând, chiar și în cursul anului.
- Înregistrează rezultatele la data constatării, conform art. 7 alin. (3).
- Stabilește cauzele și persoanele răspunzătoare pentru lipsuri, cu documente.
- Planifică inventarierea de la 31 decembrie din timp, cu comisie și liste semnate.
De reținut
- Inventarierea generală e obligatorie cel puțin o dată pe exercițiu financiar (Legea nr. 82/1991, art. 7 alin. (1)).
- Pentru neefectuarea ei, amenda este de 3.000–20.000 lei (art. 42 alin. (1) lit. d)), fără posibilitatea de a plăti jumătate din minim.
- Fără inventar, lipsurile nu pot fi documentate, iar cheltuiala și TVA pot deveni nedeductibile (Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c)).