Pot înregistra contabil factura PDF dacă nu apare în RO e-Factura?

Pentru o achiziție de la un furnizor stabilit în România, nu, cu excepțiile legale descrise mai jos. Un PDF primit pe e-mail, care nu se regăsește în RO e-Factura, nu are calitatea de factură în relația B2B internă. Înregistrarea lui ca atare expune firma la amendă și la pierderea dreptului de deducere a TVA. Soluția este să cereți furnizorului transmiterea facturii în sistem.

De ce PDF-ul nu e factură

Codul fiscal art. 319 alin. (1^1) prevede că, pentru operațiunile dintre persoane impozabile stabilite în România, „sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile prevăzute de Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 120/2021”. OUG 120/2021, art. 10 alin. (1), în forma stabilită prin OUG 115/2023, obligă emitentul din relația B2B să transmită factura destinatarului prin RO e-Factura. Face excepție factura simplificată emisă conform art. 319 alin. (12) din Codul fiscal.

Consecințele pentru beneficiar

• Contravenție. OUG 120/2021, art. 13^2 alin. (1) lit. b), în forma introdusă prin OUG 115/2023, sancționează „primirea și înregistrarea de către destinatar” a unei facturi B2B emise fără respectarea art. 10 alin. (1). Amenda este 15% din valoarea totală a facturii (alin. (2)). Sancțiunea vizează beneficiarul, nu doar emitentul.
• TVA. Codul fiscal art. 299 alin. (1) lit. a) condiționează deducerea de deținerea unei facturi emise conform art. 319. Un PDF care nu îndeplinește art. 319 alin. (1^1) nu susține deducerea.
• Contabilitate. Legea nr. 82/1991, art. 6 alin. (1), cere ca operațiunea să fie consemnată într-un document justificativ. Fără factură valabilă, înregistrarea rămâne fără suport fiscal.

Exemplu. Primiți pe e-mail un PDF pentru servicii de 10.000 lei plus TVA 21% (2.100 lei), total 12.100 lei. În SPV factura nu apare. Dacă o înregistrați ca atare, riscați o amendă de 15% × 12.100 = 1.815 lei și nu puteți deduce cei 2.100 lei de TVA.

Când PDF-ul poate fi totuși în regulă

• Furnizorul nu e stabilit în România, de exemplu un prestator din UE fără sediu fix în țară. Regula de la art. 319 alin. (1^1) nu se aplică, iar factura primită în alt format rămâne factură conform art. 319 alin. (1).
• Factura simplificată, emisă conform art. 319 alin. (12), de exemplu pentru valori de cel mult 100 euro inclusiv TVA, este exceptată de la transmiterea prin RO e-Factura.
• Sistemul RO e-Factura a fost nefuncțional cel puțin 24 de ore. OUG 115/2023, art. LXXI, permite aplicarea art. 319 din Codul fiscal, cu condiția transmiterii ulterioare a facturii în sistem. Perioadele de nefuncționare se publică de ANAF și de Ministerul Finanțelor.
• Factura e încă în termenul de transmitere. Emitentul are 5 zile lucrătoare de la emitere (OUG 120/2021, art. 10 alin. (7), în forma din OUG 89/2025). Un PDF primit în aceeași zi poate apărea în SPV câteva zile mai târziu.

Ce faceți practic

1. Verificați în SPV lista facturilor primite pentru CUI-ul firmei, după numărul și data facturii.
2. Dacă factura nu apare după termenul de 5 zile lucrătoare, cereți în scris furnizorului transmiterea ei prin RO e-Factura.
3. Nu înregistrați PDF-ul ca factură furnizor și nu deduceți TVA până nu apare XML-ul în sistem.
4. Dacă ați înregistrat deja PDF-ul, stornați înregistrarea și reînregistrați factura pe baza celei primite din RO e-Factura. Corectați decontul de TVA, dacă ați dedus taxa.
5. Păstrați corespondența cu furnizorul, ca dovadă a demersurilor.

De reținut

• În relația B2B internă, doar factura din RO e-Factura este factură (Codul fiscal art. 319 alin. (1^1)).
• Primirea și înregistrarea unei facturi B2B din afara sistemului se sancționează cu 15% din valoarea ei (OUG 120/2021 art. 13^2, introdus prin OUG 115/2023).
• Fără factură conformă nu există drept de deducere a TVA (art. 299 alin. (1) lit. a)).
• Excepții: furnizori nestabiliți în România, facturi simplificate și nefuncționarea sistemului peste 24 de ore.

Toate ghidurile · ← iConta.eu · Termeni și condiții