Cum se înregistrează lipsurile de gestiune într-un restaurant?
O lipsă constatată la inventar (marfă, materii prime, produse finite) nu se înregistrează niciodată la fel indiferent de cauză. Contabilitatea trebuie să răspundă întâi la o întrebare: cine răspunde de lipsă — și dacă răspunde cineva.
Temeiul legal
"cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, precum și taxa pe valoarea adăugată aferentă, dacă aceasta este datorată potrivit prevederilor titlului VII. Aceste cheltuieli sunt deductibile în următoarele situații/condiții: [...]" — Codul fiscal (Legea 227/2015, consolidat), art. 25 alin. (4) lit. c)
Regula generală e strictă: cheltuiala cu bunul lipsă, neimputabil, e nedeductibilă, cu excepția a șapte situații enumerate limitativ în lege (calamitate naturală/forță majoră, bunuri asigurate, degradare calitativă dovedită prin distrugere, alimente aproape de expirare transferate conform normelor de reducere a risipei alimentare, și alte câteva cazuri similare). O lipsă "pur și simplu", fără nicio dovadă și fără asigurare, nu e automat deductibilă.
Pentru TVA, tratamentul depinde de aceeași distincție — dovedit/nedovedit, nu doar asigurat/neasigurat:
"Nu se ajustează deducerea inițială a taxei în cazul: a) bunurilor distruse, pierdute sau furate, în condițiile în care aceste situații sunt demonstrate sau confirmate în mod corespunzător de persoana impozabilă. În cazul bunurilor furate, persoana impozabilă demonstrează furtul bunurilor pe baza actelor doveditoare emise de organele judiciare." — Codul fiscal, art. 304 alin. (2) lit. a)
Dacă lipsa nu poate fi demonstrată/confirmată, se pierde dreptul de deducere a TVA aferente bunurilor lipsă (art. 304 alin. (1) lit. c)) și taxa se ajustează.
Pentru partea imputabilă (lipsa recuperată de la salariatul sau terțul vinovat), regimul e diferit: cheltuiala cu descărcarea de gestiune e compensată de venitul din imputare, iar acest caz nu intră sub excepțiile de deductibilitate ale art. 25 alin. (4) lit. c), care vizează explicit lipsurile "neimputabile".
Ce se greșește în practică
- Se înregistrează orice lipsă direct pe cheltuială deductibilă, fără verificarea celor șapte condiții limitative din art. 25 alin. (4) lit. c).
- Se presupune că lipsa e "automat" scutită de ajustare TVA dacă marfa era asigurată — legea cere ca situația să fie demonstrată sau confirmată corespunzător, nu doar existența unei polițe de asigurare.
- Se confundă imputarea către salariat cu o simplă notare administrativă, fără calculul TVA aferent valorii de imputare.
Ce face iConta.eu
Operația "Minus" din ecranul de inventariere cere obligatoriu cota de TVA — aplicația nu are o cotă implicită, tocmai pentru că o cotă fixată în cod s-ar rupe tăcut de lege la prima schimbare de cotă. Ecranul distinge:
- minus imputabil — salariat (4282 = 7581) sau terț (461 = 7581), la valoarea de imputare, plus TVA calculat pe această valoare;
- minus neimputabil, neasigurat sau nedemonstrat ca distrus — pe lângă descărcarea de gestiune, se generează și ajustarea de TVA (635 = 4426);
- minus neimputabil, asigurat sau dovedit distrus — fără linia de ajustare TVA.
Câmpurile imputabil și valoare_imputare apar în formular condiționat de alegerea operației "Minus". De verificat direct pe ecran, la momentul completării: câmpul de cotă TVA distinct pentru acest formular nu a putut fi confirmat separat din codul sursă citit — dacă nu apare explicit, contactați suportul înainte de a presupune o valoare implicită.