Cum se justifică banii aduși de asociat în firmă?
„Justificarea” unei sume aduse de asociat nu e un document separat cerut de reglementările contabile citite pentru această funcționalitate — e chiar înregistrarea ei corectă, pe contul potrivit, ca datorie a firmei față de asociat.
Temeiul legal
„Sumele depuse sau lăsate temporar de către acționari/asociați la dispoziția entității, precum și dobânzile aferente, calculate în condițiile legii, se înregistrează în contabilitate în conturi distincte (contul 4551 «Acționari/asociați - conturi curente», respectiv contul 4558 «Acționari/asociați - dobânzi la conturi curente»)." — OMFP 1802/2014, pct. 349
Regula contabilă cere ca suma să fie ținută într-un cont distinct (4551), separat de orice alt flux — nu amestecată cu veniturile firmei și nu confundată cu un aport la capitalul social (care se înregistrează diferit, pe baza actelor de constituire, conform OMFP 1802/2014, pct. 412). Nota contabilă la primire e 5121=4551. Această evidență distinctă e, practic, „justificarea” din punct de vedere contabil: arată clar că suma e o datorie a firmei față de asociat, nu un venit sau o distribuire mascată.
Ce se greșește în practică
Greșeala tipică e înregistrarea sumei ca venit al firmei sau direct în capitalul social, fără o hotărâre de majorare care să susțină asta. A doua greșeală, frecventă, e absența oricărei evidențe scrise despre condițiile sumei (dobândă sau nu, termen de restituire), ceea ce nu afectează înregistrarea inițială pe 4551, dar complică ulterior calculul dobânzii și al impozitului reținut la restituire.
Ce face iConta.eu
iConta generează nota de primire a sumei de la asociat (5121=4551) prin funcționalitatea de decontări cu asociații, punând automat suma pe contul distinct 4551, conform pct. 349. Aplicația nu produce și nu cere un document justificativ separat (contract, hotărâre) — doar înregistrarea contabilă; stabilirea și păstrarea unei evidențe scrise despre natura sumei rămâne în sarcina contabilului/firmei.