Este obligatorie foaia de parcurs pentru deductibilitatea 100%?
Răspunsul, verificat direct în textul legii: Codul fiscal nu menționează foaia de parcurs ca document obligatoriu pentru deducerea 100% a cheltuielilor cu vehiculele. Ceea ce condiționează deducerea integrală e încadrarea vehiculului într-una din categoriile de utilizare exclusivă enumerate expres de lege — foaia de parcurs poate fi un mijloc de probă util în practică, dar nu e cerută nominal de text.
Regula de bază: limitarea la 50%
Codul fiscal, art. 25 alin. (3) lit. l): se limitează la 50% deducerea cheltuielilor aferente vehiculelor rutiere motorizate cu masă maximă autorizată sub 3.500 kg și maximum 9 scaune, care nu sunt utilizate exclusiv în scopul activității economice.
Excepțiile — categoriile cu deducere 100%
Același articol continuă: "Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii":
- vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii de curierat;
- vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;
- vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv taximetrie;
- vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv închirierea către alte persoane sau instruirea de către școlile de șoferi;
- vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.
Legea condiționează deducerea integrală de încadrarea în una dintre aceste categorii de utilizare, demonstrabilă prin orice mijloc de probă adecvat (obiectul de activitate, contractul de muncă al agentului de vânzări, natura activității firmei) — nu impune, ca literă de lege, un formular anume numit "foaie de parcurs".
Aceeași logică la TVA
Codul fiscal, art. 298, "Limitări speciale ale dreptului de deducere": alin. (1) limitează la 50% deducerea TVA aferentă vehiculelor neutilizate exclusiv în scopul activității economice; alin. (3) exceptează de la limitare șase categorii de vehicule, nu cinci — enumerarea de la TVA nu se suprapune identic peste cea de la art. 25 (impozit pe profit): a) urgențe/pază/curierat; b) agenți de vânzări/achiziții; c) transport de persoane cu plată, inclusiv taximetrie; d) prestarea de servicii cu plată, inclusiv instruire de către școlile de șoferi; e) vehicule utilizate pentru închiriere sau transmise în leasing financiar ori operațional (la TVA, închirierea/leasingul formează o categorie separată, spre deosebire de art. 25 alin. (3) lit. l), unde e grupată împreună cu prestările de servicii cu plată); f) vehicule utilizate ca mărfuri în scop comercial.
De ce foaia de parcurs rămâne utilă în practică
Deși nu e cerută nominal de Codul fiscal, foaia de parcurs (sau orice alt document care probează traseele și scopul deplasărilor) rămâne relevantă ca document justificativ practic pentru a demonstra, la un control, că un vehicul dintr-o categorie ambiguă se încadrează efectiv în una din cele cinci categorii cu drept de deducere integrală — mai ales pentru vehiculele utilizate de agenți de vânzări (categoria 2), unde utilizarea "exclusivă" în scop economic e mai greu de probat altfel decât prin evidența traseelor.
Concluzie
Codul fiscal (legea propriu-zisă) nu numește foaia de parcurs, dar normele de aplicare o cer expres: HG nr. 1/2016 prevede că justificarea utilizării vehiculelor „în sensul acordării deductibilității integrale" se face „prin întocmirea foii de parcurs" — atât la impozitul pe profit (Titlul II), cât și la venitul net anual/PFA (Titlul IV) și la TVA (Titlul VII), cu conținut minim: categoria vehiculului, scopul și locul deplasării, kilometrii parcurși, norma proprie de consum. Deci pentru deducerea integrală nu e suficientă doar dovada încadrării vehiculului în una din cele cinci categorii legale — foaia de parcurs este documentul justificativ cerut de norme. Absența unei foi de parcurs nu blochează automat deducerea 100% dacă încadrarea în categorie poate fi probată altfel; prezența unei foi de parcurs, la rândul ei, nu garantează deducerea 100% dacă vehiculul nu se încadrează de fapt în niciuna dintre categoriile de la art. 25 alin. (3) lit. l).