Cum pregătesc jurnalele de TVA pentru control?
La un control de TVA, primul lucru cerut de organul fiscal e, aproape întotdeauna, jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări pe perioada verificată, corelate cu decontul depus. Obligația de a le ține nu e o practică opțională de contabilitate, ci decurge direct din Codul fiscal.
Temeiul legal
„(1) Persoanele impozabile stabilite în România trebuie să țină evidențe corecte și complete ale tuturor operațiunilor efectuate în desfășurarea activității lor economice. [...] (2) Persoanele obligate la plata taxei pentru orice operațiune sau care se identifică drept persoane înregistrate în scopuri de TVA, conform prezentului titlu, în scopul desfășurării oricărei operațiuni, trebuie să țină evidențe pentru orice operațiune reglementată de prezentul titlu." — Legea 227/2015 (Codul fiscal), art. 321 alin. (1) și (2) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
Detaliile de conținut ale acestor evidențe sunt date de normele metodologice, care numesc explicit jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări:
- Norma prevede că evidențele „trebuie întocmite și păstrate astfel încât să cuprindă informațiile, documentele și conturile, inclusiv registrul nontransferurilor și registrul bunurilor primite din alt stat membru" (art. 321 alin. (4)).
- În regimul special de scutire pentru întreprinderile mici, obligația e formulată explicit: „au obligația să țină evidența livrărilor de bunuri și a prestărilor de servicii [...] cu ajutorul jurnalului pentru vânzări, precum și evidența bunurilor și a serviciilor taxabile achiziționate, cu ajutorul jurnalului pentru cumpărări" (HG 1/2016, norme, pct. 84 alin. (1)).
- Pentru persoanele care aplică sistemul TVA la încasare, jurnalul de vânzări trebuie să conțină mențiuni suplimentare (data încasării, suma încasată) până la exigibilitatea integrală a taxei.
- La un control, jurnalele trebuie corelate cu decontul de TVA (D300) depus pentru aceeași perioadă — orice diferență între jurnal și decont e primul punct verificat de inspector.
Ce se greșește în practică
- Se ține doar decontul de TVA generat automat din facturare, fără jurnalul detaliat pe fiecare document, deși evidența trebuie să permită reconstituirea sumei declarate document cu document.
- Se omit din jurnal operațiunile fără TVA colectată/deductibilă (scutite, taxare inversă), deși art. 321 cere evidență pentru „orice operațiune reglementată" de titlul TVA, nu doar pentru cele cu taxă efectivă.
- Nu se păstrează mențiunile suplimentare cerute pentru sistemul TVA la încasare, ceea ce face imposibilă verificarea momentului exigibilității pentru facturile neîncasate integral.
Ce face iConta.eu
iConta.eu generează automat jurnalul de vânzări și jurnalul de cumpărări din facturile emise/primite și din operațiunile introduse, corelate direct cu decontul de TVA (D300) generat pentru aceeași perioadă, inclusiv mențiunile specifice sistemului TVA la încasare pentru facturile cu exigibilitate amânată. Jurnalele pot fi exportate pentru punerea la dispoziția organului de control.