Proforma se transmite în RO e-Factura?
Nu. Obligația de transmitere în RO e-Factura privește facturile. Proforma nu este factură: legislația fiscală nu o reglementează. În practică, este o ofertă sau o cerere de plată, emisă înainte de livrare sau de încasare. Pentru contabil, momentul important este cel în care apare obligația de a emite o factură reală.
Ce se transmite în RO e-Factura
OUG 120/2021, art. 10 alin. (1), în forma dată de Legea 296/2023 și OUG 115/2023, obligă emitentul „facturii electronice", în relația B2B între persoane impozabile stabilite în România, să o transmită prin RO e-Factura. Excepție fac facturile simplificate emise conform art. 319 alin. (12) din Codul fiscal.
Codul fiscal art. 319 alin. (1^1), introdus prin Legea 296/2023, prevede că între persoane impozabile stabilite în România „sunt considerate facturi numai facturile care îndeplinesc condițiile" din OUG 120/2021. Documentele care nu sunt facturi, cum ar fi proforma, oferta sau devizul, rămân în afara sistemului.
De ce contează ca proforma să nu arate ca o factură
Codul fiscal art. 282 alin. (2) lit. a) prevede că, dacă se emite o factură înainte de faptul generator, TVA devine exigibilă „la data emiterii unei facturi". Dacă documentul numit „proformă" are toate elementele unei facturi și este tratat ca factură, poate fi considerat factură, cu tot ce decurge din asta: exigibilitate și obligația de transmitere în sistem.
Nici clientul nu câștigă nimic din proformă. Codul fiscal art. 299 alin. (1) lit. a) îi cere, pentru deducerea TVA, „o factură emisă în conformitate cu prevederile art. 319". Proforma nu dă drept de deducere.
Ce faci când clientul plătește pe baza proformei
Plata primită înaintea livrării este avans. Codul fiscal art. 282 alin. (2) lit. b) mută exigibilitatea TVA la data încasării avansului. Art. 319 alin. (6) lit. d) cere o factură „pentru orice avans încasat". Art. 319 alin. (16) stabilește termenul: cel târziu pe 15 a lunii următoare celei în care s-a încasat avansul.
Pe aceasta factură de avans o transmiți în RO e-Factura, nu proforma.
Exemplu
Pe 20 martie, o firmă plătitoare de TVA trimite unui client SRL o proformă de 12.100 lei (10.000 lei plus TVA 21%, cota standard de la art. 291 alin. (1)). Clientul plătește integral pe 25 martie, iar marfa se livrează pe 10 aprilie.
- 20 martie: proforma nu se înregistrează în contabilitate și nu se transmite.
- 25 martie: se încasează avansul, iar TVA de 2.100 lei devine exigibilă. Se emite factura de avans, cel târziu până pe 15 aprilie, și se transmite în RO e-Factura. Înregistrare uzuală: 4111 = 419 / 4427 pentru factura de avans și 5121 = 4111 pentru încasare.
- 10 aprilie: se emite factura finală, se stornează avansul, iar factura finală se transmite și ea în sistem.
Dacă clientul nu plătește și livrarea nu are loc, nu se emite nimic.
Pași practici
- Pune pe proformă mențiunea că nu este factură fiscală și nu îi da serie de factură.
- Nu o înregistra în jurnalul de vânzări și nu o încărca în RO e-Factura.
- Urmărește încasările primite pe proforme. Fiecare încasare înainte de livrare cere factură de avans până pe 15 a lunii următoare.
- La livrare, emite factura finală și regularizează avansul.
De reținut
- RO e-Factura privește facturile, nu proformele (OUG 120/2021, art. 10 alin. (1); Codul fiscal art. 319 alin. (1^1)).
- Proforma nu dă drept de deducere clientului (art. 299 alin. (1) lit. a)).
- Plata pe proformă este avans: factura de avans se emite până pe 15 a lunii următoare și se transmite în RO e-Factura.