Provizionul pentru concedii neefectuate: cum se calculează și dacă se deduce
La 31 decembrie, zilele de concediu neefectuate de salariați reprezintă o obligație a angajatorului față de aceștia. Reglementările contabile cer recunoașterea ei ca provizion.
Iar tratamentul fiscal e opusul celui contabil: provizionul se înregistrează obligatoriu, dar nu e deductibil.
De ce se înregistrează
Concediul de odihnă se acordă pentru munca prestată în anul respectiv. Dacă salariatul nu l-a efectuat până la 31 decembrie, dreptul lui subzistă — iar Codul muncii permite efectuarea în următoarele 18 luni.
Deci firma are, la închidere, o obligație probabilă, de valoare estimabilă. Exact definiția provizionului din OMFP nr. 1802/2014.
Neînregistrarea denaturează rezultatul: cheltuiala aparține anului în care s-a prestat munca, nu anului în care se ia concediul.
Cum se calculează
Baza e indemnizația de concediu care s-ar cuveni pentru zilele rămase, plus contribuțiile aferente.
Pașii, pe fiecare salariat:
1. Zilele de concediu neefectuate la 31 decembrie, din evidența de personal.
2. Media zilnică a indemnizației — media veniturilor brute din ultimele 3 luni anterioare, împărțită la numărul de zile lucrătoare din aceeași perioadă. Regula de calcul e cea de la art. 150 din Codul muncii și HG nr. 250/1992.
3. Indemnizația brută estimată = media zilnică × zile neefectuate.
4. Contribuția angajatorului — CAM 2,25% pe suma respectivă.
5. Totalul se însumează pe toți salariații.
Un exemplu
Salariat cu media zilnică a indemnizației de 210 lei, 7 zile de concediu neefectuate la 31 decembrie.
Indemnizație estimată: 210 × 7 = 1.470 lei CAM 2,25%: 33 lei Provizion pentru acest salariat: 1.503 lei
Pentru o firmă cu 20 de salariați și o medie de 5 zile neefectuate, provizionul depășește ușor 20.000 de lei.
Înregistrarea
La constituire, se recunoaște cheltuiala cu provizionul și obligația corespunzătoare, conform reglementărilor din OMFP nr. 1802/2014.
La efectuarea concediului în anul următor, provizionul se reia la venituri, iar indemnizația efectivă se înregistrează normal, prin statul de plată.
Diferența dintre estimare și realitate se reflectă în rezultatul anului următor.
Tratamentul fiscal: nedeductibil
Provizioanele deductibile sunt cele enumerate limitativ la art. 26 din Codul fiscal. Lista e închisă, iar provizionul pentru concedii neefectuate nu figurează în ea.
Consecința:
- la constituire, cheltuiala e nedeductibilă și se adaugă la profitul impozabil în D101;
- la reluare, venitul din anularea provizionului e neimpozabil, conform art. 23 lit. d), fiindcă provine dintr-un provizion pentru care nu s-a acordat deducere.
Simetria e importantă: dacă la constituire s-a adăugat la profitul impozabil, la reluare se scade. Altfel firma plătește impozit de două ori pe aceeași sumă.
Ce se urmărește în registrul de evidență fiscală
Provizionul pentru concedii e unul dintre elementele care produc diferență între rezultatul contabil și cel fiscal.
Se înscrie: - suma constituită, ca cheltuială nedeductibilă; - suma reluată, ca venit neimpozabil.
Un cont analitic distinct pentru acest provizion face operațiunea mecanică la închidere.
Termenul de efectuare a concediului restant
Codul muncii, art. 146 alin. 3: în cazul în care salariatul nu a efectuat integral concediul de odihnă la care avea dreptul în anul calendaristic respectiv, angajatorul e obligat să acorde concediul neefectuat într-o perioadă de 18 luni începând cu anul următor.
Deci un concediu din 2026 poate fi efectuat până la 30 iunie 2028.
Compensarea în bani e permisă numai la încetarea contractului, conform art. 146 alin. 4. În timpul contractului, concediul nu se poate răscumpăra.
Ce verifică un contabil la închidere
Evidența zilelor de concediu, pe fiecare salariat — efectuate, restante, reportate din anii anteriori.
Media de calcul — ultimele 3 luni, nu salariul de bază.
Salariații intrați în cursul anului — dreptul la concediu e proporțional cu perioada lucrată.
Zilele reportate din anii anteriori — dacă se apropie de termenul de 18 luni, angajatorul are obligația să le acorde.
Simetria fiscală — dacă anul trecut s-a constituit provizion nedeductibil, reluarea din acest an e venit neimpozabil.
Temeiul legal
- OMFP nr. 1802/2014 — recunoașterea provizioanelor pentru beneficiile angajaților;
- Codul muncii, art. 145–147 — dreptul la concediu, calculul indemnizației, termenul de 18 luni și interdicția compensării în bani;
- HG nr. 250/1992 — calculul indemnizației de concediu;
- Codul fiscal, art. 26 — lista limitativă a provizioanelor deductibile;
- art. 23 lit. d) — veniturile din anularea provizioanelor pentru care nu s-a acordat deducere sunt neimpozabile.
De reținut
Provizionul se înregistrează obligatoriu în contabilitate și nu se deduce fiscal. Ambele lucruri sunt adevărate simultan, iar confuzia dintre ele produce fie omisiuni contabile, fie deduceri nepermise.
Iar la reluare, venitul e neimpozabil — cu condiția ca la constituire cheltuiala să fi fost adăugată la profitul impozabil. Simetria se urmărește în registrul de evidență fiscală.