Refacturarea cheltuielilor la TVA: ce condiții trebuie îndeplinite ca să aplici structura de comisionar?
Structura de comisionar se aplică la refacturare dacă sunt îndeplinite cumulativ două condiții. Prima: achiziția a fost făcută pe numele tău, dar în contul altei persoane. A doua: recuperezi cel mult cât ai cheltuit. Atunci ești tratat ca și cum ai fi cumpărat și ai revândut tu însuți bunul sau serviciul. Deduci TVA la achiziție și colectezi TVA la refacturare, cu regimul operațiunii refacturate: aceeași cotă, același loc al prestării, aceeași scutire.
Contează pentru că regimul refacturării nu e cel al activității tale principale. Transportul, cazarea sau utilitățile refacturate își păstrează regulile proprii de TVA.
Temeiul legal
„Atunci când o persoană impozabilă care acționează în nume propriu, dar în contul altei persoane, ia parte la o prestare de servicii, se consideră că a primit și a prestat ea însăși serviciile respective." — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 271 alin. (2) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„Se consideră că are loc o refacturare de cheltuieli, în sensul alin. (4) , atunci când sunt îndeplinite cumulativ următoarele condiții: a) persoana impozabilă urmărește doar recuperarea contravalorii unor achiziții de bunuri/servicii care au fost efectuate pe numele său, dar în contul altei persoane; [...] b) persoana impozabilă nu recuperează mai mult decât cheltuiala efectuată." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), titlul VII, pct. 31 alin. (5) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Totuși, structura de comisionar nu se aplică în situația în care se aplică prevederile pct. 30 alin. (4) și (5) , respectiv dacă sunt cheltuieli cu impozite și taxe sau sunt cheltuieli accesorii, care cad în sarcina furnizorului/prestatorului în legătură cu operațiunile pe care le-a realizat, fiind recuperate de la client." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), titlul VII, pct. 31 alin. (4) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
„Pentru fiecare cheltuială refacturată se va aplica regimul fiscal al operațiunii refacturate, referitoare, printre altele, la locul livrării/prestării, cotele, scutirile livrării/prestării refacturate." — HG 1/2016 (Normele Codului fiscal), titlul VII, pct. 31 alin. (6) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
Ce rezultă din text:
- Condițiile sunt cumulative. Dacă adaugi un adaos, nu mai e refacturare de cheltuieli, ci o livrare sau prestare proprie, cu marjă.
- Excepția cheltuielilor accesorii. Dacă cheltuiala cade în sarcina ta, ca prestator, și o recuperezi de la client, nu e refacturare. Cazarea și transportul propriilor angajați, puse în sarcina clientului, urmează regimul serviciului principal.
- Deducere și colectare. Spre deosebire de factura de decontare, deduci TVA la achiziție și colectezi TVA la refacturare (pct. 31 alin. (6)).
- Exigibilitatea intervine la data emiterii facturii de refacturare, indiferent de natura operațiunii refacturate.
- Obiectul de activitate. Dacă dovedești că singurul scop e refacturarea, nu e nevoie să ai în obiectul de activitate operațiunea refacturată.
SC Exemplu SRL închiriază un spațiu, iar chiriașul are contor propriu de energie. Furnizorul facturează către SC Exemplu SRL 1.000 lei + TVA 21% = 210 lei. Consumul chiriașului e 600 lei.
- Achiziția: SC Exemplu SRL deduce 210 lei, în condițiile legii.
- Refacturarea: 600 lei + TVA 21% = 126 lei, adică exact costul, fără adaos.
- Dacă ar factura 700 lei pentru același consum, condiția b) cade. Suma nu mai e refacturare de cheltuieli, ci o vânzare proprie de energie.
Ce se greșește în practică
- Se refacturează cu adaos și se tratează totuși ca refacturare. Condiția b) cere să nu recuperezi mai mult decât ai cheltuit.
- Se aplică cota activității principale în loc de regimul operațiunii refacturate, de exemplu la utilități distincte de chirie.
- Cheltuielile accesorii ale propriei prestări, cum sunt cazarea echipei, se refacturează separat. Ele intră în baza serviciului principal.
- Se confundă refacturarea cu decontarea. La decontare, factura inițială e pe numele beneficiarului și nu se deduce, nici nu se colectează TVA.
Ce face iConta.eu
iConta.eu are un motor de note pentru refacturarea utilităților către chiriaș. Separă partea refacturată la primirea facturii și generează factura de refacturare 4111 = 708 + 4427, cu aceeași cotă ca achiziția. Verificarea condițiilor din pct. 31 alin. (5) rămâne la contabil: aplicația nu decide dacă cheltuiala e accesorie sau dacă există adaos. Facturile emise și primite intră apoi în decontul D300.