Registrul de evidență fiscală: cine îl ține și ce conține
Registrul de evidență fiscală e documentul în care se consemnează diferențele dintre rezultatul contabil și cel fiscal. Nu e o contabilitate paralelă și nu se depune nicăieri — se ține la sediu și se prezintă la control.
Obligația e la art. 19 alin. 7 din Codul fiscal, pentru contribuabilii plătitori de impozit pe profit.
De ce există
Profitul contabil și profitul impozabil nu coincid aproape niciodată. Diferențele vin din:
- cheltuieli nedeductibile — amenzi, protocol peste plafon, cheltuieli fără document;
- venituri neimpozabile — dividende primite de la persoane juridice române, în condițiile legii;
- deduceri fiscale suplimentare — cercetare-dezvoltare, amortizare accelerată;
- diferențe între amortizarea contabilă și cea fiscală;
- provizioane deductibile față de cele înregistrate;
- pierderea fiscală reportată.
Fiecare dintre ele trebuie urmărită și justificată. Registrul e locul unde se face asta.
Ce trebuie să conțină
Codul fiscal nu impune un format-tip. Cere să se înscrie datele necesare determinării impozitului pe profit, cu explicații.
În practică, un registru complet cuprinde, pe fiecare perioadă de calcul:
- rezultatul contabil, brut, așa cum rezultă din balanță;
- cheltuielile nedeductibile, defalcate pe natură, cu suma și temeiul legal;
- veniturile neimpozabile, cu aceeași detaliere;
- deducerile suplimentare, dacă există;
- amortizarea contabilă față de cea fiscală, cu diferența;
- pierderea fiscală reportată utilizată în perioadă și cea rămasă;
- rezultatul fiscal și impozitul calculat;
- creditul fiscal pentru sponsorizare, în limitele legale.
Fiecare rând trebuie să poată fi urmărit până la un cont analitic din balanță.
Cine îl ține
Plătitorii de impozit pe profit — obligație expresă.
Microîntreprinderile nu au această obligație, fiindcă baza e venitul și nu se calculează rezultat fiscal.
Dar o microîntreprindere care trece la impozit pe profit în cursul anului începe să-l țină de la momentul trecerii.
Contribuabilii care aplică IMCA îl țin, fiindcă impozitul minim pe cifra de afaceri se compară cu impozitul pe profit calculat.
Când se completează
La fiecare termen de declarare a impozitului pe profit — trimestrial pentru cei care declară trimestrial, anual pentru ceilalți, plus definitivarea anuală la D101.
Practica greșită: registrul completat o singură dată, în februarie, reconstituit din memorie. Diferențele apar în cursul anului și se documentează atunci, nu retroactiv.
Forma
Se poate ține pe suport de hârtie sau în format electronic.
Nu există model obligatoriu aprobat prin ordin, dar reglementările contabile și normele de aplicare a art. 19 oferind reperele de conținut.
Dacă se ține electronic, trebuie să poată fi listat la cererea organului de control.
Ce verifică inspecția fiscală
Existența registrului. Lipsa lui e neconformitate în sine.
Corelarea cu D101. Rezultatul fiscal din registru trebuie să fie identic cu cel declarat. O diferență între ele e primul lucru pe care îl caută un inspector.
Justificarea fiecărei sume. O cheltuială nedeductibilă înscrisă fără temei legal, sau o deducere fără document, se ajustează.
Trasabilitatea până la balanță. Sumele din registru trebuie să provină din conturi identificabile.
Continuitatea. Pierderea fiscală reportată trebuie să se lege de registrele anilor anteriori.
Legătura cu conturile analitice
Registrul se completează ușor dacă evidența e organizată pentru el.
Practic: conturi analitice distincte pentru cheltuielile cu regim fiscal special — amenzi, protocol, cheltuieli sociale, cheltuieli auto, sponsorizări, provizioane. La închidere, soldurile lor devin rândurile din registru.
Cabinetele care nu fac asta petrec, în februarie, zile întregi reconstituind ce s-a întâmplat în martie anul precedent.
Sancțiunea
Nu există o amendă distinctă pentru lipsa registrului de evidență fiscală. Consecința e indirectă și mai costisitoare: imposibilitatea de a justifica rezultatul fiscal declarat.
La control, o cheltuială nedeductibilă nedocumentată se reîncadrează, iar diferența de impozit se stabilește cu accesorii.
Temeiul legal
- Codul fiscal, art. 19 alin. 7 — obligația de a ține registrul de evidență fiscală;
- art. 19 alin. 1 — determinarea rezultatului fiscal;
- art. 23 — venituri neimpozabile;
- art. 25 — cheltuieli deductibile și nedeductibile;
- art. 28 — amortizarea fiscală;
- art. 31 — pierderea fiscală reportată;
- normele metodologice de aplicare a titlului II.
De reținut
Registrul nu se depune și nu se validează de nimeni. Utilitatea lui apare într-un singur moment: la control, când trebuie explicat de ce profitul impozabil diferă de cel contabil.
Iar munca reală nu e completarea lui, ci organizarea conturilor analitice care îl alimentează. Făcută la început de an, transformă o zi de reconstituire în zece minute de copiere.