Situațiile financiare anuale: cine le depune, în ce termen și cine le semnează
Depunerea situațiilor financiare e ultima obligație a exercițiului și prima care se amână. Iar amânarea se plătește dublu: o dată prin amenda pentru întârziere, a doua oară prin faptul că firma apare ca nedepusă în orice verificare a partenerilor sau a băncilor.
Cine are obligația
Obligația revine tuturor persoanelor prevăzute la art. 1 din Legea contabilității: societățile comerciale, regiile autonome, institutele de cercetare, societățile cooperatiste, precum și celelalte persoane juridice care au obligația să organizeze și să conducă contabilitate proprie.
Se depune și dacă firma n-a avut nicio activitate. În acest caz se depune declarația de inactivitate, nu situații financiare complete — dar tăcerea nu e o opțiune.
Termenele
Termenele curg de la încheierea exercițiului financiar:
- 150 de zile pentru societăți comerciale, societăți cooperatiste, regii autonome și celelalte persoane juridice
- 120 de zile pentru celelalte persoane prevăzute la art. 1, altele decât cele de mai sus
- 60 de zile pentru declarația de inactivitate, pentru firmele care n-au desfășurat activitate de la înființare până la sfârșitul exercițiului
Pentru un exercițiu care coincide cu anul calendaristic, termenul de 150 de zile cade de regulă la sfârșitul lunii mai.
Categoriile de mărime
Ce se depune depinde de mărimea entității, iar mărimea se stabilește după trei criterii: totalul activelor, cifra de afaceri netă și numărul mediu de salariați în cursul exercițiului.
Încadrarea se schimbă doar dacă două dintre cele trei criterii sunt depășite în două exerciții consecutive. Nu se schimbă categoria pentru un an atipic.
Categoria determină formatul: microentitățile depun un set redus, entitățile mici un set intermediar, iar cele mijlocii și mari setul complet, cu note explicative extinse.
Legea contabilității nr. 82/1991, art. 36: termenele de depunere a situațiilor financiare anuale la unitățile teritoriale ale Ministerului Finanțelor.
Art. 28 alin. (13) din Legea nr. 82/1991: situațiile financiare anuale sunt semnate de persoanele care le întocmesc, iar acestea trebuie să aibă calitatea prevăzută de lege — director economic, contabil-șef sau altă persoană împuternicită cu conducerea contabilității, ori persoane fizice sau juridice autorizate potrivit legii, membre CECCAR.
OMFP nr. 1802/2014 pentru aprobarea Reglementărilor contabile privind situațiile financiare anuale individuale și situațiile financiare anuale consolidate — criteriile de mărime și formatul situațiilor.
Cine semnează — distincția care contează
Aici e diferența pe care mulți administratori n-o cunosc.
Declarațiile fiscale curente — D100, D112, D300, D394 și celelalte — pot fi depuse de administrator cu certificatul digital propriu, fără semnătura unui contabil autorizat. Răspunderea pentru conținut rămâne a lui.
Situațiile financiare anuale sunt altceva. Ele trebuie semnate de o persoană cu calitatea prevăzută de lege: director economic, contabil-șef, ori expert contabil sau contabil autorizat, membru CECCAR. Un administrator fără această calitate nu le poate semna în locul contabilului.
E o linie clară, iar consecința practică e că nicio aplicație de contabilitate nu poate înlocui persoana autorizată la momentul închiderii anuale — oricât de automatizată ar fi restul muncii.
Ce se depune odată cu situațiile
Setul nu e format doar din bilanț și cont de profit și pierdere. Cuprinde și:
- notele explicative, în formatul cerut de categoria de mărime
- raportul administratorilor
- declarația scrisă a persoanelor prevăzute la art. 10 alin. (1) prin care își asumă răspunderea pentru întocmirea situațiilor financiare și confirmă conformitatea cu reglementările contabile aplicabile
- procesul-verbal al adunării generale de aprobare, sau hotărârea asociatului unic
- raportul auditorului sau al cenzorilor, unde e cazul
Lipsa unuia dintre ele face depunerea incompletă, chiar dacă bilanțul e corect.
Legătura cu inventarierea și cu dividendele
Situațiile financiare se întocmesc pe baza balanței de verificare de la închidere, iar balanța trebuie să reflecte rezultatele inventarierii. Un dosar de inventariere lipsă nu e o problemă separată de situațiile financiare — e o problemă a bazei pe care ele se sprijină.
Distribuirea de dividende se face după aprobarea situațiilor financiare. Repartizarea în cursul anului cere situații financiare interimare, care la rândul lor cer inventariere.