Transportul și cazarea plătite pentru colaboratori care nu sunt angajați sunt deductibile la profit?
Da, cu o condiție: cheltuielile trebuie să fie legate de o lucrare sau de un serviciu pe care persoana îl face pentru activitatea firmei. Normele Codului fiscal includ expres, printre cheltuielile efectuate în scopul activității economice, transportul și cazarea, în țară și în străinătate, „și pentru alte persoane fizice”. Nu contează că persoana nu are contract de muncă cu firma. Contează legătura dintre deplasare și serviciul prestat.
Biletul de avion al unui consultant extern care vine la sediul clientului, cazarea unui formator sau a unui expert tehnic sunt deci deductibile. Cazarea unui prieten al administratorului, fără nicio prestație pentru firmă, nu este.
Temeiul legal
„Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare” — Codul fiscal (Legea 227/2015), art. 25 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„b) cheltuielile de transport și de cazare în țară și în străinătate și pentru alte persoane fizice în condițiile în care cheltuielile respective sunt efectuate în legătură cu lucrări executate sau servicii prestate de acestea în scopul desfășurării activității economice a contribuabilului;” — Normele metodologice ale Codului fiscal (HG 1/2016), titlul II, pct. 13 alin. (1) lit. b) (sursă: anaf_surse/hg_1_2016_norme_cod_fiscal.txt)
Ce trebuie să existe la dosar:
- Relația contractuală cu persoana respectivă: contract de prestări servicii, de drepturi de autor sau cu un PFA, comandă. Documentul arată ce lucrare sau ce serviciu se prestează.
- Legătura dintre deplasare și serviciu. Perioada și locul deplasării corespund prestației: un program de training, o intervenție tehnică, o întâlnire de proiect.
- Documentele justificative ale cheltuielii: factura hotelului, biletele de transport emise pe numele persoanei, eventual un proces-verbal de recepție a serviciului.
- Cine suportă cheltuiala potrivit contractului. Dacă firma plătește direct transportul și cazarea, factura este pe numele firmei. Dacă îi decontează colaboratorului sume plătite de el, efectul fiscal pentru persoana fizică se analizează separat, după natura venitului lui.
Nu se aplică aici regulile de diurnă ale salariaților. Colaboratorul nu este în delegare. Firma îi suportă cheltuielile pentru că sunt legate de serviciul pe care îl cumpără.
SC Exemplu SRL contractează un formator autorizat ca PFA pentru un curs de două zile cu angajații, la Cluj. Firma plătește direct:
- bilet de avion: 800 lei;
- cazare pentru două nopți: 600 lei.
Cele 1.400 lei sunt cheltuieli în scopul activității economice, deductibile la calculul impozitului pe profit, pentru că sunt legate de serviciul de formare prestat firmei. Contractul de formare și facturile se păstrează împreună.
Ce se greșește în practică
- Cheltuielile sunt tratate automat ca nedeductibile, pe motiv că persoana „nu e angajat”. Normele le admit expres, cu condiția legăturii cu serviciul.
- Se plătesc transport și cazare pentru persoane fără nicio prestație pentru firmă, cum ar fi rude sau invitați, iar cheltuiala este declarată deductibilă.
- Nu există contract sau comandă care să arate ce serviciu a prestat persoana. La un control, legătura cu activitatea nu mai poate fi dovedită.
- Se plătesc colaboratorului sume forfetare „de diurnă”, fără documente, ca și cum ar fi salariat în delegare.
Ce face iConta.eu
Facturile de transport și cazare se contează în iConta.eu ca oricare altă cheltuială, iar declarația D101 calculează impozitul pe profit anual pornind de la balanță. Modulul de deconturi de deplasare și diurnă este gândit pentru deplasările salariaților, nu pentru colaboratori. Încadrarea cheltuielii ca deductibilă, pe baza contractului și a documentelor, rămâne decizia contabilului.