Cum se tratează contabil o aplicație dezvoltată pentru uzul intern al firmei?
O firmă care își dezvoltă propriul software de gestiune, propria platformă internă sau un modul intern de automatizare pune întrebarea firească: e cheltuială curentă sau imobilizare? Răspunsul ține de reglementările contabile (recunoașterea ca activ) și, separat, de Codul fiscal (perioada de amortizare fiscală).
Recunoașterea contabilă — condiție, nu automatism
Potrivit OMFP 1802/2014, pct. 174, imobilizările necorporale includ "cheltuielile de dezvoltare" și "concesiunile, brevetele, licențele, mărcile comerciale, drepturile și activele similare, cu excepția celor create intern de entitate". Practic, un program informatic dezvoltat intern nu intră automat pe cont de licențe/brevete (205), pentru că acela e rezervat activelor achiziționate sau dobândite, nu celor create în casă.
Ce se aplică efectiv unei dezvoltări interne e contul 203 "Cheltuieli de dezvoltare". Norma de utilizare a contului (OMFP 1802/2014) prevede că în debitul lui se înregistrează "lucrările şi proiectele de dezvoltare efectuate pe cont propriu sau achiziționate de la terți" — deci munca internă de dezvoltare software se poate capitaliza aici, dacă îndeplinește condițiile generale de recunoaștere a unei imobilizări necorporale ca activ (beneficii economice viitoare probabile, cost evaluabil credibil, control asupra activului).
Dacă proiectul nu îndeplinește aceste condiții — de exemplu, e o dezvoltare exploratorie, fără certitudine că va genera beneficii economice viitoare, sau costurile nu pot fi separate credibil de activitatea curentă — cheltuielile rămân cheltuieli curente ale perioadei (salarii, servicii externe de dezvoltare etc.), nu se capitalizează.
Ce se capitalizează și ce nu
| Etapă | Tratament tipic |
|---|---|
| Cercetare/explorare (fezabilitate, prototipare incertă) | cheltuială curentă a perioadei |
| Dezvoltare propriu-zisă, odată stabilit că proiectul va fi finalizat și folosit | se poate capitaliza în cont 203, dacă sunt îndeplinite criteriile de recunoaștere |
| Costuri de mentenanță/actualizări minore ulterioare punerii în funcțiune | cheltuială curentă, nu majorează valoarea imobilizării |
| Costuri de îmbunătățire majoră, care aduc funcționalități noi și beneficii economice suplimentare | pot fi capitalizate distinct sau majora valoarea imobilizării existente |
Amortizarea fiscală — 3 ani pentru programele informatice
Codul fiscal, art. 28 alin. (9), tratează distinct programele informatice de restul imobilizărilor necorporale: "Cheltuielile aferente achiziționării sau producerii programelor informatice se recuperează prin intermediul deducerilor de amortizare liniară sau degresivă pe o perioadă de 3 ani." Aceasta e o regulă specifică, mai scurtă decât regula generală pentru alte imobilizări necorporale (care se amortizează, de regulă, pe perioada contractului sau pe durata de utilizare).
Practic: o aplicație internă capitalizată se amortizează fiscal pe 3 ani, prin metodă liniară sau degresivă, la alegerea contribuabilului — nu pe durata de viață estimată "de business" a aplicației (care poate fi mai lungă sau mai scurtă), ci pe termenul fix din lege.
Checklist
- Proiectul îndeplinește condițiile de recunoaștere ca imobilizare necorporală (beneficii economice viitoare, cost credibil, control)? Dacă nu → cheltuială curentă, nu se pune problema amortizării.
- Dacă da, costurile de dezvoltare intră în cont 203 "Cheltuieli de dezvoltare", separate de cheltuielile de cercetare/fezabilitate deja consumate.
- Fiscal, amortizarea se calculează pe 3 ani, liniar sau degresiv, conform art. 28 alin. (9) din Codul fiscal — indiferent de durata contabilă de utilizare estimată intern.
- Actualizările ulterioare punerii în funcțiune se analizează separat: mentenanță curentă = cheltuială; funcționalitate nouă majoră = posibilă capitalizare suplimentară.