Cum se tratează contabil laptopul nereturnat de un fost angajat?
Laptopul pe care fostul angajat nu îl returnează este, pentru firmă, un bun lipsă din gestiune. Contabil, bunul se scoate din evidență. Fiscal, contează dacă valoarea lui se impută cuiva. Imputarea schimbă atât deductibilitatea cheltuielii la impozitul pe profit, cât și tratamentul TVA.
Acest ghid tratează doar partea contabilă și fiscală. Procedura prin care firma își recuperează paguba de la fostul salariat ține de legislația muncii și nu este analizată aici.
Momentul înregistrării
Lipsa se înregistrează când este constatată și documentată, de regulă printr-un proces-verbal. Procesul-verbal se face după ce predarea bunului nu a avut loc la încetarea contractului sau în termenul acordat ulterior. Până atunci laptopul rămâne în evidență, pe numele persoanei căreia i-a fost dat în folosință.
Înregistrări contabile
Dacă laptopul este mijloc fix (cont 214, amortizare în 2814), la constatarea lipsei:
- scoaterea din evidență: 2814 = 214 pentru amortizarea cumulată și 6583 = 214 pentru valoarea rămasă neamortizată;
- dacă valoarea se impută, se recunoaște creanța asupra fostului angajat. Acesta nu mai face parte din personal, așa că se folosește contul 461 „Debitori diverși”. Contul 461 preia valoarea bunurilor lipsă imputate terților, iar venitul se înregistrează în grupa 758 (OMFP 1802/2014, funcțiunea conturilor 461 și 758).
Dacă laptopul a fost înregistrat ca obiect de inventar, se scoate din evidența operativă. Imputarea se înregistrează la fel, pe 461 și 758.
Impozitul pe profit
Codul fiscal art. 25 alin. (4) lit. c) declară nedeductibile cheltuielile cu bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune, neimputabile, împreună cu TVA aferentă, dacă aceasta se datorează. Prin urmare:
- dacă laptopul este imputat fostului angajat, valoarea rămasă din 6583 este deductibilă, iar suma imputată este venit impozabil;
- dacă nu îl impută nimănui, valoarea rămasă și ajustarea TVA sunt nedeductibile.
TVA
Laptopul înregistrat ca mijloc fix este bun de capital, pentru că art. 305 alin. (1) lit. a) include toate activele corporale fixe. Lipsa din gestiune pune capăt existenței bunului, iar deducerea se ajustează conform art. 305 alin. (4) lit. d). Ajustarea se face pentru toată perioada rămasă din cei 5 ani, inclusiv anul lipsei (art. 305 alin. (5) lit. d)). Nu se ajustează dacă bunul este pierdut, distrus sau furat, iar situația este demonstrată corespunzător. În cazul furtului, sunt necesare acte ale organelor judiciare (art. 305 alin. (4) lit. d) pct. 2).
Dacă laptopul a fost obiect de inventar, lipsa din gestiune se încadrează la ajustările prevăzute de art. 304 alin. (1) lit. c), conform HG 1/2016, pct. 78 alin. (6) lit. a). Aceeași excepție se aplică pentru bunurile distruse, pierdute sau furate și dovedite ca atare (art. 304 alin. (2) lit. a)).
Suma imputată nu reprezintă contravaloarea unei operațiuni în sfera TVA, „indiferent dacă pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei” (HG 1/2016, pct. 79 alin. (10)). Prin urmare, nu se facturează cu TVA.
Exemplu
Un laptop a fost cumpărat în 2024 cu 6.000 lei plus TVA dedusă de 1.140 lei și s-a amortizat 3.500 lei. Lipsa este constatată în 2026.
- 2814 = 214 3.500 lei; 6583 = 214 2.500 lei;
- ajustare TVA pentru 2026-2028: 3/5 × 1.140 = 684 lei. Suma se declară în decontul perioadei în care s-a constatat lipsa și se înregistrează pe cheltuieli;
- imputare de 3.000 lei: 461 = 758 3.000 lei, fără TVA.
De reținut
- Lipsa se constată printr-un document, iar bunul se scoate din evidență.
- Imputarea face cheltuiala deductibilă. Fără imputare, cheltuiala este nedeductibilă.
- Suma imputată nu intră în sfera TVA și nu se facturează cu TVA.
- TVA dedusă se ajustează pentru anii rămași din perioada de 5 ani, dacă bunul nu este furat și dovedit ca atare.