Cum se tratează o spargere la casierie în 2026
O „spargere de casierie" — diferența constatată între soldul scriptic din registrul de casă și numerarul efectiv existent — este, din punct de vedere legal și contabil, o lipsă în gestiune de numerar, guvernată de aceleași reguli ca orice altă lipsă de gestiune, cu particularitatea suplimentară a plafonului legal de numerar admis în casierie.
Constatarea diferenței — inventarierea
Legea nr. 82/1991 a contabilității obligă entitățile să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, inclusiv a numerarului din casierie, cel puțin o dată pe an, precum și ori de câte ori există indicii de lipsă (schimbare de gestionar, suspiciune de fraudă etc.). Procedura de inventariere este detaliată prin normele aprobate prin OMFP nr. 2.861/2009. La constatarea unei diferențe, se întocmește un proces-verbal de inventariere care consemnează minusul de casă constatat.
Plafonul legal de numerar în casierie
Independent de „spargere", verificați și respectarea plafonului legal: potrivit Legii nr. 70/2015, art. 4^2 alin. (1) (astfel cum a fost modificat prin OUG nr. 115/2023), sumele în numerar aflate în casierie nu pot depăși, la sfârșitul fiecărei zile, plafonul de 50.000 lei (500.000 lei pentru magazine tip cash and carry, supermagazine și hipermagazine). Sumele care depășesc plafonul trebuie depuse în conturile bancare în termen de două zile lucrătoare — o „spargere" descoperită cu ocazia unui control poate atrage, separat de lipsa propriu-zisă, o sancțiune pentru depășirea plafonului, dacă e cazul.
Imputarea gestionarului/casierului
Dacă minusul de casă este imputabil unei persoane (casier, gestionar) din vina acesteia, recuperarea urmează regulile răspunderii patrimoniale din Codul muncii (Legea nr. 53/2003, art. 270-274):
- salariatul răspunde patrimonial pentru pagubele produse din vina și în legătură cu munca lui (art. 270 alin. (1)), cu excepția celor produse de forță majoră sau riscul normal al serviciului (alin. (2));
- suma imputată se recuperează, de regulă, prin rețineri lunare din salariu, de maximum o treime din salariul net (art. 273);
- dacă salariatul contestă răspunderea sau cuantumul, recuperarea integrală se face pe cale judiciară.
Tratamentul contabil și fiscal al lipsei
Contabil, minusul de casă neidentificat imediat se înregistrează ca o lipsă de numerar (ieșire din 531 „Casa" în corespondență cu un cont de creanțe/cheltuieli, în funcție de decizia luată privind imputarea).
Fiscal, art. 25 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal prevede explicit nedeductibilitatea doar pentru „cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsă din gestiune ori degradate, neimputabile, precum și taxa pe valoarea adăugată aferentă, dacă aceasta este datorată [...]", cu excepții limitate (calamități naturale, forță majoră etc., stabilite prin norme). Numerarul nu e nici stoc, nici mijloc fix amortizabil, deci litera acestui text nu acoperă direct o lipsă de casă — pentru numerar, deductibilitatea se analizează prin regula generală de la art. 25 alin. (1): sunt deductibile doar cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice.
Aplicat la o lipsă de numerar din casierie:
- dacă lipsa este imputată gestionarului/casierului (devine o creanță de recuperat de la acesta), ea nu reprezintă o cheltuială definitivă a firmei — se înregistrează ca o creanță (cont 4282 „Alte creanțe în legătură cu personalul" sau 461, după caz), fără impact direct pe cheltuieli nedeductibile;
- dacă lipsa rămâne neimputabilă (nu se poate identifica sau recupera o persoană vinovată), suma nu îndeplinește testul de la art. 25 alin. (1) — nu e o cheltuială făcută în scopul activității economice — deci practica fiscală o tratează ca nedeductibilă la impozitul pe profit, dar pe temeiul regulii generale (art. 25 alin. (1)), nu al art. 25 alin. (4) lit. c), care vizează explicit stocurile și mijloacele fixe amortizabile.
Pași practici de urmat
| Pas | Acțiune |
|---|---|
| 1 | Inventariere/verificare numerar, proces-verbal de constatare a diferenței |
| 2 | Stabilirea cauzei și, dacă e posibil, a persoanei responsabile |
| 3 | Decizie de imputare (dacă e cazul), cu respectarea limitelor din Codul muncii |
| 4 | Înregistrare contabilă — creanță de recuperat (dacă imputabil) sau cheltuială nedeductibilă (dacă neimputabil) |
| 5 | Verificarea respectării plafonului de 50.000 lei din Legea nr. 70/2015, dacă evenimentul a fost descoperit odată cu un control |
De reținut
- Nu tratați automat o lipsă de casă drept „pierdere deductibilă" — deductibilitatea depinde strict de imputabilitate, analizată prin regula generală de la art. 25 alin. (1) din Codul fiscal (art. 25 alin. (4) lit. c) se aplică literal doar stocurilor și mijloacelor fixe amortizabile, nu numerarului).
- Documentați riguros procesul de constatare (proces-verbal de inventariere) — este proba de bază atât pentru imputarea internă, cât și pentru justificarea tratamentului fiscal în fața unui control.