La ce dată se face descărcarea de gestiune — factură sau livrare?
Răspunsul scurt: la data ieșirii bunului din gestiune, care de regulă coincide cu livrarea fizică (sau cu darea în consum), nu neapărat cu data facturii — deși în practica facturării simultane cu livrarea, cele două date coincid oricum.
Ce spune reglementarea contabilă
Reglementările contabile aprobate prin OMFP nr. 1802/2014, pct. 95 alin. (1): "La data ieșirii din entitate sau la darea în consum, bunurile se evaluează și se scad din gestiune la valoarea lor de intrare sau valoarea la care sunt înregistrate în contabilitate."
Norma leagă descărcarea de gestiune de evenimentul economic al ieșirii — transferul efectiv al bunului din patrimoniul entității — nu de emiterea documentului fiscal. Practic, „ieșirea din entitate" înseamnă momentul la care bunul nu mai e sub controlul/în gestiunea entității, ceea ce corespunde, în majoritatea cazurilor, cu momentul livrării (predare fizică sau punere la dispoziție conform contractului), nu cu momentul emiterii facturii.
De ce contează diferența
Factura poate fi emisă: - înainte de livrare (facturare în avans, avansuri) — în acest caz, descărcarea de gestiune NU se face la data facturii, ci abia la livrarea efectivă; - simultan cu livrarea — cazul cel mai frecvent, cele două date coincid; - după livrare (termen contractual pentru facturare, de exemplu la sfârșitul lunii pentru livrări succesive) — descărcarea de gestiune se face la livrare, iar factura, deși emisă ulterior, se raportează la fapte generatoare deja consumate contabil.
Dacă entitatea descarcă gestiunea la data facturii în loc de data livrării, în cazurile de decalaj apar două erori posibile: (a) stocul rămâne evidențiat ca existent în gestiune deși fizic a fost deja livrat, denaturând inventarul contabil, sau (b) stocul e scăzut înainte de a fi efectiv livrat, dacă factura se emite în avans.
Legătura cu TVA
Deși descărcarea de gestiune e un eveniment contabil distinct de exigibilitatea TVA, cele două sunt frecvent confundate. Exigibilitatea TVA urmează regulile din Codul fiscal (faptul generator la livrare, cu excepțiile pentru facturare/încasare de avans înainte de livrare) — regulă paralelă, nu identică mecanic cu descărcarea de gestiune, dar ambele pornesc de la același eveniment de referință: livrarea efectivă a bunului, nu emiterea facturii ca atare.
Concluzie practică
Documentul de livrare (aviz de expediție, proces-verbal de predare, confirmare de recepție) este cel care declanșează descărcarea de gestiune, nu factura. Dacă firma facturează simultan cu livrarea (practica uzuală la vânzarea cu ridicare imediată), cele două acte coincid și distincția devine pur teoretică — dar pentru livrări cu decalaj (comenzi cu livrare eșalonată, facturare de avans, expediții cu tranzit prelungit), diferența e cea care determină data corectă de scădere din stoc.