Documentele justificative pentru amortizare: ce pregătesc
Amortizarea unui mijloc fix nu pornește de la o presupunere sau de la o cotă „standard" aleasă la întâmplare — pornește de la documente concrete: cele care dovedesc intrarea bunului în patrimoniu și cele care stabilesc durata normală de funcționare aleasă. Fără ele, atât valoarea de amortizat, cât și durata rămân nejustificate în fața unui control.
Temeiul legal
„În conformitate cu prevederile art. 6 alin. (1) din Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — OMFP 1802/2014, pct. 314 alin. (2) (sursă: anaf_surse/omfp_1802_2014_reglementari_consolidat.txt)
„Pentru stabilirea duratei normale de funcționare a unui mijloc fix se caută succesiv în clasificare: grupa, subgrupa, clasa, subclasa și familia, după caz. [...] La punerea în funcțiune a acestui mijloc fix, se va stabili durata normală de funcționare în limitele intervalului [...]." — HG 2139/2004, Catalog, Cap. II pct. 2 (sursă: anaf_surse/hg_2139_2004_catalog_clasificare_durate_mijloace_fixe.txt)
Pentru un mijloc fix nou, pachetul minim de documente arată așa:
- Documentul de intrare — factura de achiziție (sau, după caz, actul de aport, procesul-verbal de evaluare pentru bunurile constatate plus la inventariere) — stabilește valoarea de intrare, punctul de plecare al amortizării.
- Procesul-verbal de recepție/punere în funcțiune — marchează data de la care începe amortizarea (luna următoare punerii în funcțiune, conform Codului fiscal) și este documentul care „consemnează operațiunea" în sensul art. 6 alin. (1) din Legea contabilității.
- Încadrarea în Catalogul HG 2139/2004 — nota internă (sau decizia comisiei tehnice, dacă mijlocul fix nu se regăsește direct în catalog) prin care se alege durata normală de funcționare din intervalul minim-maxim al grupei/subgrupei/clasei corespunzătoare.
- Fișa mijlocului fix — document de evidență analitică, actualizat cu fiecare mișcare (amortizare lunară, reevaluare, cheltuieli ulterioare capitalizate).
Ce se greșește în practică
- Se stabilește durata normală „din memorie" sau după ce a spus furnizorul, în loc să se caute efectiv codul de clasificare în Catalogul HG 2139/2004 și să se aleagă o valoare din intervalul permis.
- Se începe amortizarea de la data facturii, nu de la luna următoare punerii efective în funcțiune — cele două date pot diferi cu săptămâni sau luni, mai ales la utilaje montate ulterior achiziției.
- Lipsește procesul-verbal de recepție/PIF, iar la control singurul document existent e factura — insuficient pentru a dovedi data reală a punerii în funcțiune.
Ce face iConta.eu
iConta.eu gestionează mijloacele fixe cu modul dedicat (evidență, calcul de amortizare, generare D406/SAF-T secțiunea de active), dar aplicația nu emite sau nu validează procesul-verbal de recepție/PIF sau nota de încadrare în Catalogul HG 2139/2004 — acestea rămân documente pe care contabilul le pregătește și le arhivează separat, în afara aplicației, iar în iConta se introduc doar rezultatele (data PIF, durata normală aleasă, valoarea de intrare).