e-Factura pentru decontări periodice: când emiți și când transmiți
La decontările periodice, fiecare perioadă decontată înseamnă o factură separată, cu propriul termen de transmitere în RO e-Factura. Termenul nu curge de la sfârșitul contractului. El curge de la data la care legea consideră că serviciul din perioada respectivă a fost prestat.
Când se consideră prestat serviciul
Codul fiscal distinge două situații: - Servicii cu decontări sau plăți succesive, precum construcții-montaj, consultanță, cercetare sau expertiză. Acestea se consideră efectuate la data emiterii situațiilor de lucrări, rapoartelor de lucru sau altor documente similare. Dacă contractul prevede acceptarea, momentul este data acceptării de către beneficiar (art. 281 alin. (7)). - Prestări continue, precum chirii, leasing, telefonie sau utilități. Acestea se consideră efectuate la fiecare dată prevăzută în contract pentru plată. În lipsa unei astfel de clauze, momentul este data emiterii facturii, dar „perioada de decontare nu poate depăși un an” (art. 281 alin. (8)).
Exigibilitatea TVA intervine la data faptului generator (art. 282 alin. (1)). Face excepție factura emisă înainte, caz în care exigibilitatea apare la data facturii (art. 282 alin. (2) lit. a)).
Termenul de emitere a facturii
Codul fiscal art. 319 alin. (16) cere emiterea facturii „cel târziu până în cea de-a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator al taxei”.
Termenul de transmitere în RO e-Factura
OUG 120/2021, art. 10 alin. (7), în forma dată de OUG 89/2025, stabilește termenul-limită: „5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea facturii prevăzută la art. 319 alin. (16)”.
Exemplu
O firmă de consultanță are un contract cu decontare lunară pe bază de raport de activitate. Raportul pentru august 2026 este acceptat de client pe 3 septembrie 2026. - Faptul generator și exigibilitatea apar pe 3 septembrie. Serviciul se declară în TVA pentru septembrie, nu pentru august. - Factura se emite cel târziu pe 15 octombrie 2026. - Dacă factura este emisă pe 5 septembrie, se transmite în RO e-Factura în 5 zile lucrătoare de la 5 septembrie. - Dacă factura este emisă abia pe 15 octombrie, termenul de transmitere este de 5 zile lucrătoare de la acea dată.
Pentru o chirie plătibilă lunar pe data de 1, fiecare dată de 1 a lunii este un fapt generator separat, cu propria factură și propria transmitere.
Greșeli frecvente
- Se emite o singură factură la finalul unui contract de mai multe luni. Asta ignoră faptul generator apărut la fiecare raport sau situație de lucrări.
- Se ia data de sfârșit a perioadei de prestare ca dată a faptului generator. Pentru serviciile de la alin. (7), contează data documentului de decontare sau a acceptării lui.
- Se transmite factura în RO e-Factura după mai mult de 5 zile lucrătoare de la emitere, pe motiv că termenul de facturare (15 ale lunii următoare) nu a expirat. Cele două termene se aplică împreună.
Pașii practici
- Verifici în contract dacă decontarea se face pe bază de situații sau rapoarte (alin. (7)) ori la date fixe de plată (alin. (8)).
- Notezi pentru fiecare perioadă data documentului de decontare sau a acceptării.
- Emiți factura până pe 15 ale lunii următoare.
- Transmiți factura în RO e-Factura în 5 zile lucrătoare de la emitere.
De reținut
- Fiecare perioadă decontată are propriul fapt generator, propria factură și propriul termen de transmitere.
- La consultanță și construcții contează data raportului sau a situației de lucrări (ori data acceptării). La chirii și utilități contează data de plată din contract.
- Transmiterea în RO e-Factura se face în 5 zile lucrătoare de la emitere, fără a depăși 5 zile lucrătoare de la termenul de facturare.