Este factura suficientă pentru deductibilitatea unei cheltuieli la control?
Nu. O factură emisă corect, cu toate elementele obligatorii, e un document justificativ necesar, dar legea pune condiția de fond înaintea celei de formă: cheltuiala trebuie să fi fost efectuată în scopul desfășurării activității economice și să reflecte o operațiune reală. La control, inspectorul fiscal poate cere dovada acestor două lucruri, nu doar existența facturii.
Temeiul legal
„Pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative în vigoare, precum și taxele de înscriere, cotizațiile și contribuțiile datorate către camerele de comerț și industrie, organizațiile patronale și organizațiile sindicale." — Legea 227/2015 (Codul fiscal), art. 25 alin. (1) (sursă: anaf_surse/cod_fiscal_227_2015_consolidat.txt)
„Orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ." — Legea 82/1991 (Legea contabilității), art. 6 alin. (1) (sursă: anaf_surse/legea_82_1991_consolidat.txt)
Ce rezultă din combinarea celor două texte:
- Condiția de bază a deductibilității (art. 25 alin. (1) CF) e o condiție de fond: cheltuiala trebuie legată de activitatea economică a firmei. O factură emisă corect formal, dar pentru o achiziție fără legătură cu activitatea, nu devine deductibilă doar pentru că există documentul.
- Legea contabilității cere ca documentul justificativ să consemneze o operațiune „efectuată" — adică reală, nu doar formal emisă. Factura fără livrare/prestare efectivă din spatele ei nu are, în sine, calitatea de document justificativ pentru o cheltuială reală.
- La control, sarcina de a demonstra realitatea și legătura cu activitatea economică (prin contracte, procese-verbale de recepție, corespondență, dovezi ale utilizării bunului/serviciului) revine, practic, contribuabilului — factura singură nu acoperă automat această probă.
- Documentele justificative angajează răspunderea celor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate (art. 6 alin. (2) Legea 82/1991) — deci și verificarea lor internă, înainte de înregistrare, contează.
Ce se greșește în practică
- Se consideră orice factură automat deductibilă, fără verificarea legăturii cu activitatea economică sau a existenței altor documente suport (contract, comandă, recepție).
- Se păstrează doar factura, fără documentele care ar demonstra realitatea prestației (rapoarte de lucru, procese-verbale, corespondență comercială) — la un control ulterior, absența lor lasă factura izolată, greu de apărat.
- Se ignoră cheltuielile cu deductibilitate limitată sau condiționată prin lege (de exemplu cele legate de vehicule, cheltuieli sociale, sponsorizări), presupunând că simpla existență a facturii epuizează analiza fiscală.
Ce face iConta.eu
La data acestui ghid, iConta.eu înregistrează facturile de achiziție primite și le include în contabilitate, pe baza contării stabilite de utilizator pentru fiecare document. Aplicația nu automatizează și nu poate automatiza verificarea de fond a realității unei operațiuni sau a legăturii ei cu activitatea economică — aceasta rămâne, prin natura ei, o evaluare profesională a contabilului, pe baza documentelor suport pe care firma le păstrează.